Xác định phạm vi của Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) đã là một phần trong yêu cầu ISO 9001. Phạm vi này là một phần quan trọng của sổ tay chất lượng, vì nó xác định mức độ mở rộng QMS trong các hoạt động của công ty và nêu chi tiết bất kỳ loại trừ nào khỏi các yêu cầu ISO 9001 và lý do cho những điều này. Với việc phát hành bản cập nhật mới cho các yêu cầu ISO 9001, ISO 9001: 2015, có một số giải thích rõ hơn về việc xác định phạm vi của Hệ thống quản lý chất lượng. Bài viết dưới đây sẽ giải thích rõ ràng giúp tiêu chuẩn hóa cách để doanh nghiệp xác định phạm vi QMS , ngay cả khi họ chọn không có sổ tay chất lượng.
Phạm vi trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là gì?
Phần 4.3 của tiêu chuẩn nêu chi tiết các yêu cầu để xác định phạm vi của Hệ thống quản lý chất lượng. Trong ghi chú về Hệ thống quản lý chất lượng có nêu rõ rằng Hệ thống quản lý chất lượng có thể bao gồm toàn bộ tổ chức, các chức năng được xác định cụ thể của tổ chức, các bộ phận được xác định cụ thể của tổ chức, hoặc một hoặc nhiều chức năng trong một nhóm tổ chức. Để bắt đầu, có ba điều bạn cần lưu ý khi xác định phạm vi:
- Các vấn đề bên ngoài và bên trong có liên quan đến mục đích của tổ chức, định hướng chiến lược và khả năng đạt được kết quả dự kiến
- Yêu cầu của các bên quan tâm có liên quan
- Sản phẩm và dịch vụ của tổ chức
Về bản chất, phạm vi của bạn xác định chính xác những gì doanh nghiệp của bạn làm. Xem xét bản chất hoạt động kinh doanh và hãy để phạm vi tiêu chuẩn ISO 9001 được thể hiện rõ ràng bằng phạm vi kiểm soát và quy trình đã được xác định. Thông thường, phạm vi bao gồm toàn bộ tổ chức. Nhưng vẫn có những trường hợp ngoại lệ. Ví dụ: các công ty có nhiều địa điểm như văn phòng quốc gia và quốc tế. Nó cũng có thể bị hạn chế khi một doanh nghiệp có hai mặt khác nhau và QMS (Hệ thống quản lý chất lượng) chỉ có thể áp dụng cho một số trường hợp.
Vai trò của xác định phạm vi trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Phạm vi giúp cơ quan đăng ký xác định những lĩnh vực nào yêu cầu kiểm tra. Trong phạm vi, bạn nên nêu loại sản phẩm và dịch vụ mà bạn cung cấp. Nếu bạn không trực tiếp sản xuất sản phẩm của riêng mình, hãy nêu loại trừ này trong phạm vi. Nếu công ty của bạn có một số cơ sở, hãy liệt kê tất cả các địa điểm đã được đưa vào hoặc loại trừ khỏi phạm vi QMS.
VD: Nếu bạn sản xuất đồ chơi, phạm vi phải bao gồm tất cả các chức năng chính là sản xuất đồ chơi tại địa điểm cụ thể của doanh nghiệp bạn cũng như phân phối đồ chơi cho trẻ em ở mọi lứa tuổi.
Phạm vi nên bao gồm những yếu tố chính xác nào? (4.3)
- Tổ chức nói chung
- Sự hỗ trợ được cung cấp bởi các chức năng tập trung
- Quy trình, hướng dẫn cụ thể cho từng địa điểm và thủ tục
- Các bộ phận cụ thể của tổ chức
- Các chức năng cụ thể của doanh nghiệp
- Các chức năng khác nhau trên một nhóm thực thể
Phạm vi bao gồm các yêu cầu ISO được áp dụng. Cần đưa ra lời giải thích cho các tiêu chuẩn không áp dụng. Tóm lại, nó bao gồm vị trí thực tế của tổ chức, sản phẩm và dịch vụ và các ngành liên quan.
Làm thế nào để xác định phạm vi của bạn cho ISO 9001
Để xác định phạm vi, bạn cần xác định rõ những yếu tố cốt lõi sau:
Áp dụng – lựa chọn tiêu chuẩn ISO 9001:2015 với lý do đúng đắn
Nếu bạn chỉ tập trung vào các yếu tố bên ngoài ngắn hạn, bạn có thể không gặt hái được những lợi ích lâu dài từ các động lực bên trong, chẳng hạn như tìm kiếm hiệu quả và năng suất cao hơn. Một số lý do có thể hợp lệ nhưng không thể mang lại cho bạn kết quả tốt nhất nếu chỉ xem xét một mình. Ví dụ về những lý do sai lầm khi theo đuổi chứng nhận ISO 9001 bao gồm mục đích tiếp thị và chỉ vì đối thủ cạnh tranh đã đạt được chứng chỉ đó.
Sau khi xác định lý do phù hợp để tìm kiếm chứng chỉ, đã đến lúc tìm kiếm sự hỗ trợ từ Quản lý hàng đầu. Đây có thể là chủ sở hữu của doanh nghiệp, hội đồng quản trị hoặc giám đốc điều hành. Những người này nên cung cấp những hiểu biết cần thiết về Hệ thống quản lý chất lượng để đạt được thành công chứng chỉ ISO cùng với những lợi ích tiềm năng của nó.
Thực hiện cam kết của lãnh đạo cao nhất
Khi các nhà lãnh đạo thể hiện cam kết, điều đó có nghĩa là họ đang chịu trách nhiệm về QMS. Do đó, họ bắt buộc phải nhấn mạnh tầm quan trọng của các yêu cầu của ISO 9001. Nếu Lãnh đạo cao nhất không tham gia vào quá trình, ISO 9001 có thể không bền vững về lâu dài.
Đào tạo nội bộ
Các nhân viên liên quan đến việc tạo phạm vi phải thông thạo ISO 9001. Nếu họ không hiểu các yêu cầu, họ có thể mắc một sai lầm lớn. Nhân sự chủ chốt, trong trường hợp này, là những người tham gia vào quá trình ra quyết định. Trên thực tế, mọi người đều cần được đào tạo về chứng chỉ ISO. Tầm quan trọng của chất lượng và cách đạt được nó cần được truyền đạt một cách thích hợp. Việc đào tạo phải phù hợp với trách nhiệm và nhiệm vụ của nhân viên.
Tuyên bố phạm vi rõ ràng ngắn gọn
Tuyên bố phạm vi của bạn không bắt buộc phải giới hạn ở một kích thước cụ thể. Tuy nhiên, điều rất quan trọng là nó phải rõ ràng và ngắn gọn. Điều này thể hiện tư duy và tính minh bạch khi tổ chức của bạn áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Phạm vi của bạn không có giới hạn về kích thước và phải bao gồm đủ thông tin để xác định những gì được đề cập trong các quy trình của QMS. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải làm rõ những gì được bao gồm và những gì không. Nếu bạn không hiểu rõ QMS của bạn bao gồm những quy trình nào trong công ty của bạn, thì làm thế nào để kiểm toán viên bên ngoài hoặc bên quan tâm khác hiểu rõ? Làm cho tuyên bố phạm vi của bạn đơn giản và dễ đọc có thể giúp tập trung các nỗ lực QMS của bạn và ngăn chặn các câu hỏi không cần thiết về các hoạt động mà bạn có thể thực hiện có thể không áp dụng cho chứng nhận QMS của bạn
Các ví dụ về xác định phạm vi – tuyên bố phạm vi trong ISO 9001:2015
Phạm vi của tổ chức nên xác định các vị trí thực tế. Nó phải đủ rõ ràng để xác định những gì doanh nghiệp của bạn làm. Nếu không phải tất cả bộ phận của tổ chức đều áp dụng những việc đó, thì bạn phải nếu được bộ phận có liên quan là bộ phận nào. Dưới đây là một số ví dụ thực tế về xác định phạm vi – tuyên bố phạm vi (tên công ty đã thay đổi)
- Công ty XYZ Dược mỹ phẩm có trụ sở chính đặt tại 100 đường 2B, Hưng Hòa B, Quận Bình Tân, Hồ Chí Minh, Việt Nam sản xuất và kinh doanh các sản phẩm chăm sóc tóc, nhà máy sản xuất tại 114 đường Bình Thành Hưng Hòa B, Quận Bình Tân, Hồ Chí Minh, Việt Nam
- XYZ chuyên sản xuất, tiếp thị và bán đồ nội thất và phụ kiện chiếu sáng, có trụ sở tại Cầu Giấy, Hà Nội
- XYZ đặt tại các văn phòng ở Châu Âu, Châu Á cung cấp Hỗ trợ Công nghệ Thông tin cho các công ty trong bất kỳ ngành nào.
Có thể thấy trong phạm vi bạn không bao giờ cần thể hiện rằng vị trí của bạn có đừng hàng đầu không. Tránh dùng những tính từ mang ý nghĩa thổi phòng. Như vậy sẽ dễ nhầm lẫn sang mục đích tiếp thị bán hàng. Tóm lại khi xác định phạm vi bạn chỉ quan tâm tới khả năng áp dụng và ranh giới giữa các hệ thống quản lý.
Nhưng sai lầm phổ biến khi xác định phạm vi
Nắm được những sai lầm thường xảy ra sẽ giúp bạn xác định phạm vi và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 hiệu quả hơn
Vội vã xác định phạm vi
Để đưa ra một phạm vi ISO cụ thể cần có thời gian. Cố gắng soạn thảo tuyên bố trong thời gian ngắn sẽ phản tác dụng. Do đó, điều quan trọng là công ty của bạn cần có thời gian để lập kế hoạch, viết và sửa đổi. Điều này cũng giúp triển khai một hệ thống thực sự có thể cải thiện các sản phẩm và dịch vụ của bạn.
Không hiểu khách hàng
Tiêu chuẩn ISO 9001 nhằm mục đích nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Đó là lý do tại sao bạn cần biết khách hàng thực sự muốn gì trước khi viết phạm vi. Điều này đặt ra câu hỏi: Bạn có dành thời gian để lắng nghe khách hàng không? Nếu có, thì bạn sẽ ở một vị trí để đạt được mục tiêu này.
Bạn không cần phải thực hiện một cuộc khảo sát khách hàng phức tạp. Bạn có thể chỉ cần hỏi một số câu hỏi để thu thập đủ thông tin nhằm xác định những thay đổi sẽ đáp ứng mục tiêu này.
Không có tài nguyên phù hợp
Nếu không có các nguồn lực cần thiết để đảm bảo chất lượng, nhiều khả năng bạn sẽ gặp phải các vấn đề về chất lượng. Khi nhân viên không đủ năng lực tham gia vào việc tạo phạm vi, có thể xảy ra sai sót. Không gian làm việc và thiết bị có đáng tin cậy không? Môi trường làm việc có cản trở quá trình tạo phạm vi không? Nó có làm giảm chất lượng hoặc quảng bá sản phẩm không?
Không sử dụng đúng quy trình hành động khắc phục
Tổ chức của bạn nên dành thời gian để đánh giá các vấn đề cơ bản và thu hút đúng người vào quy trình. Một số vấn đề vẫn tái diễn do đó áp dụng đúng quy trình hành động khắc phục có thể loại bỏ sự dư thừa.
Thiếu chuyên gia đánh giá có kinh nghiệm
Trong hầu hết các trường hợp, đánh giá viên nội bộ không được đào tạo hoặc có kinh nghiệm phù hợp để phân biệt các vấn đề lớn với các vấn đề nhỏ trong các yêu cầu của ISO . Đánh giá viên phải tập trung vào các vấn đề giúp tổ chức cải tiến hệ thống và quy trình của họ.
Không có một kế hoạch duy nhất
Những gì hiệu quả cho một công ty này có thể không hiệu quả cho một công ty khác. Mọi thực thể là duy nhất và vì vậy phải tập trung vào bối cảnh cụ thể của họ để phát triển phạm vi ISO phù hợp.
Để nó cho một cá nhân
Toàn bộ tổ chức phải tham gia vào việc tạo ra phạm vi ISO 9001. Mọi bên liên quan phải có quyền sở hữu đối với hệ thống quản lý chất lượng để hệ thống này hoạt động. Trừ khi người lao động kết hợp chất lượng, nếu không sẽ không có người ngoài nào giúp họ đạt được điều đó. Đó là lý do tại sao đào tạo là rất cần thiết cho quá trình gia tăng giá trị cho công ty của bạn.
Tổ chức của bạn phải được chứng nhận ISO 9001: 2015 để chứng minh khả năng cung cấp các sản phẩm và dịch vụ một cách nhất quán. Các dịch vụ của bạn phải đáp ứng các yêu cầu về quy định, luật định và khách hàng trước khi bạn được tổ chức đăng ký tên miền được công nhận cấp chứng chỉ. Tổ chức chứng nhận sẽ đánh giá tổ chức của bạn trong các khoảng thời gian cụ thể để xác định xem tổ chức đó có phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 hay không.
Trên đây là những nội dung về Cách xác định phạm vi của Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015. Hy vọng với những chia sẻ trên của chungnhanquocte.com sẽ giúp các doanh nghiệp phần nào trong việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng được hiệu quả và đạt được thành tựu như mong muốn.
Liên hệ ngay để được hỗ trợ tốt nhất:
VĂN PHÒNG TƯ VẤN CHỨNG NHẬN QUỐC TẾ G-GLOBAL
Văn phòng Hà Nội: Tầng 7 Tòa nhà HLT Số 23 Ngõ 37/2 Dịch Vọng Cầu Giấy Hà Nội
Văn phòng Đà Nẵng: 73 Lý Thái Tông, Phường Thanh Khê Tây, Quận Thanh Khê, Đà Nẵng
Văn phòng HCM: Tòa nhà PLS, 282 Chu Văn An, Phường 26, Bình Thạnh, TP.HCM
Hotline: 0985.422.225
Email: info@ggobal.vn
Website: https://chungnhanquocte.com/ – https://gglobal.vn/
