Bước 2a: Tiến hành & báo cáo phân tích Gap Analysis ISO 9001

• Chọn (các) ngày cho Phân tích Gap và liên lạc với tất cả nhân viên về những gì đang được thực hiện và tại sao.
• Bạn sẽ muốn có thể làm cho nhân viên cảm thấy thoải mái khi trả lời câu hỏi của kiểm toán viên. Bạn có thể muốn xem xét gửi một bản tin để thông báo cho nhân viên rằng Phân tích khoảng cách sẽ được thực hiện, bởi ai, khi nào và tại sao phân tích khoảng cách đang được thực hiện. Sử dụng Bản tin Nhân viên được bao gồm trong Bộ công cụ kiểm tra phân tích lỗ hổng .
• Xác định liệu bạn sẽ kiểm toán theo quy trình / thủ tục hoặc theo khu vực của cơ sở. Cách tiếp cận của chúng tôi thường là để kiểm toán theo diện tích của cơ sở.
• Chia công trình thành các khu vực dễ quản lý.
• Lập thời gian để kiểm tra từng phần của tiêu chuẩn áp dụng cho khu vực.
• Nếu bạn đang sử dụng một nhóm kiểm toán, chỉ định nhóm để bao gồm các khu vực khác nhau của cơ sở.
• Sắp xếp danh sách kiểm tra phân tích khoảng cách của bạn để mỗi kiểm toán viên sẽ có các phần của tiêu chuẩn được áp dụng trong các lĩnh vực mà họ sẽ bao gồm.

Tiến hành Phân tích Gap

• Thực hiện theo lịch mà bạn đã chuẩn bị. Đi vào từng khu vực của cơ sở để đánh giá hệ thống chất lượng hiện tại.
• Tập trung vào những gì có sẵn, và những gì không đúng chỗ. Nhắc nhở kiểm toán viên rằng bạn không tập trung vào việc tuân thủ hoặc không tuân thủ với hệ thống hiện tại, nhưng về việc thiết kế hệ thống hiện tại và làm thế nào nó phù hợp với các yêu cầu của ISO 9001 .
• Ghi chép về những gì đã được thực hiện, và những gì cần phải được phát triển và thay đổi. Ghi chép đầy đủ, tài liệu tham khảo và ví dụ.
• Lưu ý nơi tất cả các quy trình liên kết với các quy trình khác trong tổ chức.
  ( Mẹo: Cách tiếp cận quy trình là gì? )

Hoàn thành Báo cáo Phân tích Gap

Bạn thường sẽ xác định một số loại nhiệm vụ.

• Các quy trình tuân thủ theo tiêu chuẩn và được ghi lại.
• Các quy trình tuân thủ theo tiêu chuẩn và phải được ghi chép.
• Các quy trình không tuân thủ theo tiêu chuẩn và phải được thiết kế lại.
• Các quy trình theo yêu cầu của tiêu chuẩn hiện tại chưa có.

Đối với mỗi yêu cầu (hoặc bộ yêu cầu) của tiêu chuẩn, bạn sẽ muốn xác định tình trạng của hệ thống hiện tại. Các chỉ đạo Đội ISO 9001 sẽ sử dụng thông tin này khi họ phân công trách nhiệm và thời hạn để đội. Các nhóm công tác sẽ được giao trách nhiệm phát triển một thủ tục.

<<<<<<< Bước 2: Thực hiện phân tích Gap Analysis

Bước 3: Xây dựng thực hiện kế hoạch ISO 9001 >>>>>>