Chuyển đổi OHSAS 18001 sang ISO 45001
ISO đã ban hành ISO 45001:2018 – Hệ thống quản lý An toàn và sức khỏe nghề nghiệp vào ngày 12/03/2018. Theo quy định Doanh nghiệp có ba năm để hoàn thành quá trình chuyển đổi sang tiêu chuẩn mới.
Dowload và tìm hiểu tiêu chuẩn ISO 45001:2018 tại đây: www.iso.org
Tất cả các tổ chức hiện được chứng nhận OHSAS 18001 sẽ cần phải chuyển sang ISO 45001:2018 trước tháng 3 năm 2021.
Điều này có nghĩa là sau tháng 3 năm 2021, chứng chỉ OHSAS 18001 sẽ không còn hiệu lực.
Xem xét sự phức tạp và tầm quan trọng của tiêu chuẩn ISO 45001. Doanh nghiệp cẩn lên kế hoạch một cách kỹ lưỡng đề chuyển đổi.
Bài viết dưới đây sẽ cho bạn các thông tin cơ bản về việc chuyển đổi OHSAS 18001 sang ISO 45001. Và các bước thực hiện đúng theo yêu cầu của tiêu chuẩn.
THÔNG TIN VỀ VIỆC CHUYỂN ĐỔI OHSAS 18001 SANG ISO 45001
Thời gian là yếu tố quan trọng nhất để thực hiện quá trình chuyển đổi OHSAS 18001 sang ISO 45001. Để chuyển đổi thành công, một công ty cần bắt đầu đúng lúc. Doanh nghiệp tránh chờ đến gần thời hạn, tối thiểu là 6 tháng trước thời hạn. Vì càng ít thời gian càng tăng cơ hội không được chứng nhận đúng hạn.
Việc chuyển đổi sớm sẽ giảm thiểu rủi ro và chi phí cho doanh nghiệp của bạn.
Bài viết này cũng sẽ cho bạn thấy về thời gian cần thiết để chuyển đổi sang ISO 45001.
THỜI GIAN CHUYỂN ĐỒI OHSAS 18001 SANG ISO 45001
Tiêu chuẩn ISO 45001:2018 được công bố vào 12 tháng 3 năm 2018. Doanh nghiệp có thời gian chuyển tiếp ba năm kể từ ngày đó. Tại thời điểm sau 12/03/2021, chứng chỉ OHSAS 18001 và mọi chứng nhận liên quan đến nó sẽ trở nên lỗi thời.
Điều này có nghĩa là bạn có thể có các cuộc đánh giá giám sát theo tiêu chuẩn OHSAS 18001 cho đến tháng 3 năm 2021, mặc dù một số tổ chức chứng nhận đã tuyên bố rằng họ sẽ ngừng cấp chứng nhận mới OHSAS 18001 vào tháng 2 năm 2019.
Vì vậy bạn nên tham khảo ý kiến của tổ chức chứng nhận về hoàn cảnh của tổ chức nếu bạn đang muốn chứng nhận ISO 45001 lần đầu hoặc nếu chứng chỉ OHSAS 18001 hiện tại của bạn hết hạn vào năm 2019.
12 BƯỚC CHUYỂN ĐỔI OHSAS 18001 SANG ISO 45001
Cách dễ nhất để thực hiện nâng cấp lên tiêu chuẩn ISO 45001 là làm theo 12 bước sau:
Xác định Bối cảnh của tổ chức
Xác định bối cảnh của tổ chức là một yêu cầu mới trong tiêu chuẩn ISO 45001. Khi xác định bối cảnh của tổ chức, bạn phải xem xét các vấn đề bên trong và bên ngoài. Nó liên quan đến mục đích của công ty bạn, định hướng chiến lược và khả năng đạt được kết quả mong muốn của Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OH & S).
Nghe có vẻ đáng sợ, nhưng nó thực sự không quá khó để thực hiện. Bối cảnh của tổ chức trong tiêu chuẩn ISO 45001 yêu cầu bạn mô tả ảnh hưởng của các yếu tố khác nhau đối với tổ chức và cách chúng phản ánh trên Hệ thống quản lý OH & S; Các yếu tố có thể là quy mô doanh nghiệp, văn hóa, khách hàng, thị trường, mục tiêu và mục tiêu của công ty, độ phức tạp của sản phẩm, dòng quy trình và thông tin, v.v …
Đây là những yếu tố ảnh hưởng đến mục tiêu, mục đích và tính bền vững của tổ chức. Bối cảnh tổ chức phải được thể hiện trong Chính sách OH & S hoặc tài liệu tương đương. Nó cũng là một cách để phát hiện rủi ro và cơ hội liên quan đến kinh doanh. Tiêu chuẩn không bắt buộc phải có một tài liệu nào để tuân thủ yêu cầu này. Nhưng tài liệu về Quy trình xác định bối cảnh của tổ chức và các bên quan tâm có thể giúp ích cho Doanh nghệp đảm bảo yêu cầu này.
Để biết thêm thông tin, hãy xem: Xác định bối cảnh của tổ chức theo ISO / DIS 45001.
LIỆT KÊ CÁC BÊN QUAN TÂM VÀ CÁC BÊN LIÊN QUAN
Yêu cầu này nằm trong Điều khoản 4, và đây cũng là một yêu cầu mới so với OHSAS 18001. ISO 45001: 2018 đòi hỏi phải hiểu ai là các bên quan tâm có liên quan đến Hệ thống OH & S và những hệ lụy mà Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp có thể có đối với các bên này.
Để chi tiết hơn, tiêu chuẩn ISO 45001 chỉ định loại bên nào được dự kiến sẽ được liệt kê. Các bên quan tâm nội bộ là nhân viên, đoàn thể, v.v.
Các bên quan tâm bên ngoài là khách hàng, tất nhiên, cùng với các nhà cung cấp, các cơ quan có liên quan, v.v.
Ví dụ: Nếu bạn đưa ra quyết định là phải sản xuất 1 lô hàng trong vòng 24 giờ. Thì thay đổi này sẽ có ảnh hưởng lớn đến nhân viên và nhà thầu phụ của bạn.
Mặc dù tiêu chuẩn không yêu cầu có tài liệu cụ thể để đáp ứng. Nhưng các tài liệu như: Danh sách các Bên quan tâm; Đánh giá tuân thủ pháp luật và các yêu cầu khác có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc giám sát và đáp ứng các nhu cầu và mong đợi này.
Để biết thêm thông tin, xem: Xác định các bên quan tâm theo ISO 45001.
Xem lại phạm vi của Hệ thống quản lý OH & S
Yêu cầu này sẽ giúp tổ chức của bạn xác định tốt hơn phạm vi của Hệ thống quản lý OH & S. Mặc dù yêu cầu này đã tồn tại trong phiên bản trước của tiêu chuẩn (OHSAS 18001). Tuy nhiên yêu cầu này trong tiêu chuẩn ISO 45001:2018 là tương đối khác. Do đó Doanh nghiệp nên tham khảo các yêu cầu trong 4.1 và các yêu cầu trong 4.2.
Hệ thống quản lý OH&S hiệu quả sẽ phụ thuộc vào cách bạn xác định phạm vi ban đầu. Giai đoạn chuyển đổi OHSAS 18001 sang ISO 45001 sẽ là cơ hội để bạn thực hiện việc này tốt nhất.
Ví dụ: Bạn có thể dễ dàng xem xét tất cả các vấn đề nội bộ của Doanh nghiệp. Nhưng bạn khá khó để xác định rõ các vấn đề bên ngoài có liên quan đến các đối tác gia công và chuỗi cung ứng của bạn không. Khi bạn xác định phạm vi của OH&S, bạn sẽ có cơ hội tìm hiểu kỹ hơn về đối tác gia công, nhà cung cấp của mình.
Phạm vi có thể được ghi lại trong Phạm vi của Hệ thống OH&S hoặc trong Hướng dẫn về OH&S.
Để biết thêm thông tin, hãy xem:
- Cách xác định phạm vi của OH & SMS.
Sự tham gia của Lãnh đạo
Có một sự thay đổi đáng kể trong các yêu cầu lãnh đạo trong tiêu chuẩn mới, xuất hiện trong điều khoản 5. Tiêu chuẩn mới kêu gọi lãnh đạo phải chủ động và có trách nhiệm. Thay vì vai trò thụ động hơn là việc cử đại diện lãnh đạo tham gia.
Tiêu chuẩn mới giao trách nhiệm cho lãnh đạo tổ chức về các mục tiêu chiến lược, phạm vi. Đồng thời đảm bảo kết quả của Hệ thống quản lý OH & S. Lãnh đạo phải trực tiếp xây dựng chính sách và quy trình, truyền thông, văn hóa, thúc đẩy cam kết về sức khỏe và an toàn nghề nghiệp, cung cấp các nguồn lực và cơ hội đào tạo, và thậm chí là truyền cảm hứng, khuyến khích và công nhận sự đóng góp của mọi người.
Vì vậy, sự tham gia của lãnh đạo trong mọi yêu cầu của OH&S là 01 yêu cầu bắt buộc. Ví dụ: quyết định về chủ đề đánh giá rủi ro sẽ không thể thiếu lời khuyên của lãnh đạo. Ngoại trừ trong trường hợp phản ứng với một sự cố mà lãnh đạo không có mặt.
Chính sách OH & S không phải là một tài liệu mới. Nhưng bây giờ nó phải phù hợp với bối cảnh và định hướng chiến lược của tổ chức. Đây là một trong những nơi mà ban lãnh đạo cao nhất của công ty có thể thể hiện sự lãnh đạo của họ. Lãnh đạo cần tạo ra một chính sách thực sự thể hiện cam kết của họ để liên tục cải tiến và tuân thủ các yêu cầu.
Đánh giá rủi ro và cơ hội
Đây là một yêu cầu mới và quan trọng của tiêu chuẩn mới và xuất hiện trong Điều khoản 6. Rủi ro và cơ hội hiện cần được xem xét cho tất cả các khía cạnh của Hệ thống quản lý OH & S. Bao gồm tất cả các yêu cầu tuân thủ và thậm chí cả bối cảnh của tổ chức.
Doanh nghiệp cần có kế hoạch được lập thành văn bản về cách doanh nghiệp giải quyết rủi ro đó. Đánh giá rủi ro và cơ hội là một phần không thể thiếu của Hệ thống quản lý OH&S.
Hầu hết các tổ chức đều đạt được lợi ích khi đánh giá rủi ro và cơ hội.
Tư duy dựa trên rủi ro
Tư duy dựa trên rủi ro chắc chắn là thay đổi đáng nói nhất so với tiêu chuẩn cũ.
Nhiều người đang tự hỏi làm thế nào để làm điều đó ? Doanh nghiệp sẽ sử dụng phương pháp nào ? Liệu nó có cần ghi chép lại và văn bản hóa hay không ?
Khi xác định rủi ro và cơ hội, tổ chức cần phải tính đến các mối nguy hiểm, cũng như các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác. Nhằm để đảm bảo kết quả dự kiến của Hệ thống quản lý OH&S. Đồng thời để ngăn chặn hoặc giảm các tác động không mong muốn xảy ra.
Tất nhiên, trong số tất cả các rủi ro và cơ hội. Tổ chức cần xác định những rủi ro nào phù hợp với thực tế của Doanh nghiệp. Sau đó lên kế hoạch hành động để giải quyết các vấn đề đã nhận diện.
Ngoài ra, tổ chức cần duy trì thông tin được ghi chép về các rủi ro và cơ hội của OH & S. Nó có thể là dưới dạng Danh sách các rủi ro và cơ hội chính; Doanh nghiệp cũng cần ghi lại quá trình xác định rủi ro và cơ hội. Tài liệu này có thể kết hợp với xác định các mối nguy OH & S trong Quy trình giải quyết các rủi ro và cơ hội và các rủi ro OH & S.
Để biết thêm thông tin, hãy xem:
- Các yêu cầu mới về rủi ro và cơ hội theo ISO 45001 là gì ?
Xác định và đánh giá các mối nguy hiểm
Đay không phải là một yêu cầu mới. Tuy nhiên tiêu chuẩn mới làm cho các yêu cầu rõ ràng và chính xác hơn. Tổ chức cần thiết lập một quy trình xác định nguy cơ đang diễn ra và chủ động.
Quá trình chuyển đổi là cơ hội tốt để đánh giá lại và cập nhật đánh giá về các nguy cơ an toàn và sức khỏe nghề nghiệp bằng cách xem xét các sự cố có liên quan trong quá khứ, các yếu tố xã hội, văn hóa trong tổ chức, các hoạt động và tình huống thông thường và không thường xuyên, thay đổi kiến thức, v.v.
Thủ tục hiện tại của bạn để xác định và đánh giá các mối nguy hiểm về sức khỏe và an toàn nghề nghiệp có thể được giữ trong hầu hết các phần, và điều này sẽ phù hợp với tiêu chuẩn mới; Tuy nhiên, một số thay đổi cần được thực hiện để phù hợp với các yêu cầu mới. Điều này sẽ phụ thuộc vào nội dung của quy trình hiện có và cách tốt nhất để tiếp cận vấn đề này là so sánh quy trình hiện tại của bạn với các yêu cầu của tiêu chuẩn mới và xem những thay đổi chính xác cần phải thực hiện.
Để biết thêm thông tin, hãy xem: Cách xác định và phân loại các mối nguy OH & S.
Xác định nghĩa vụ tuân thủ
Tuân thủ các yêu cầu pháp lý là nền tảng của Hệ thống quản lý OH & S. Bạn không thể tuân thủ ISO 45001 hoặc bất kỳ tiêu chuẩn nào khác mà không tuân thủ các yêu cầu theo quy định pháp luật. Tiêu chuẩn mới cũng cung cấp khuôn khổ để xác định và đạt được các yêu cầu pháp lý. Tổ chức cần thiết lập một quy trình để xác định các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác áp dụng cho các mối nguy hiểm, rủi ro OH & S và Hệ thống quản lý OH & S.
Tiêu chuẩn cũng yêu cầu Doanh nghiệp xác định cách áp dụng các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác đối với tổ chức. Nó cũng cần cần được truyền đạt cho nhân viên nhằm để tuân thủ. Và cuối cùng, những yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác phải được tính đến khi thiết lập, thực hiện, duy trì và liên tục cải thiện Hệ thống quản lý OH & S.
Để theo dõi thông tin về các yêu cầu pháp lý và cập nhật chúng. Doanh nghiệp phải ghi lại chúng; có thể tron Danh sách pháp lý và các yêu cầu khác.
Xây dựng Kế hoạch hành động
Các quy trình xác định rủi ro và cơ hội và nghĩa vụ tuân thủ có nghĩa là xác định tình hình hiện tại của Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Bước tiếp theo là giải quyết các vấn đề này.
Tổ chức cần lập kế hoạch hành động để giải quyết các rủi ro và cơ hội cũng như các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác. Doanh nghiệp cần lập kế hoạch hành động để chuẩn bị và ứng phó với các tình huống khẩn cấp.
Các hành động được lên kế hoạch cần được tích hợp vào các quy trình của Hệ thống quản lý OH & S và các quy trình kinh doanh khác. Tổ chức cần xác định phương pháp đánh giá hiệu quả của các hành động được thực hiện. Các hành động được lên kế hoạch phải tuân theo hệ thống phân cấp kiểm soát và xem xét thực tế. Nó cũng phụ thuộc vào công nghệ, tài chính, hoạt động và kinh doanh.
Đặt mục tiêu và kế hoạch thực hiện OH & S
Tiêu chuẩn mới yêu cầu tổ chức đảm bảo các mục tiêu OH & S tương thích với định hướng chiến lược của công ty. Tiêu chuẩn cũng yêu cầu các kế hoạch để đạt được các mục tiêu này phải được tạo ra. Do đó, điều quan trọng là bạn phải lập tài liệu cho kế hoạch này cho mục đích kiểm toán theo tiêu chuẩn mới.
Các mục tiêu phải được đo lường, theo dõi và cập nhật khi thích hợp. Ngoài ra, các mục tiêu cần phải phù hợp với Chính sách của OH & S và tính đến các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác.
Lập kế hoạch để đạt được các mục tiêu là rất quan trọng. Tiêu chuẩn cũng xác định các yếu tố chính của việc lập kế hoạch. Tổ chức cần xác định các hành động cần thiết để đạt được các mục tiêu. Nó phải thể hiện rõ về trách nhiệm, các nguồn lực cần thiết và thời hạn hoàn thành. Cuối cùng, tổ chức cần xác định cách đo lường mục tiêu. Bao gồm các chỉ số để theo dõi quá trình đạt được mục tiêu đó.
Các mục tiêu và kế hoạch có thể được xây dựng trong Mục tiêu và Chương trình OH&S.
Kiểm soát Thông tin tài liệu
Các quy trình và hồ sơ hiện được xác định theo thuật ngữ mới thông tin tài liệu. Việc chuyển đổi OHSAS 18001 sang ISO 45001 là một cơ hội để cải thiện việc kiểm soát tài liệu hiện có của bạn.
Quá trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ không bắt buộc phải được ghi lại. Tuy nhiên, việc tạo một Quy trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ là cách doanh nghiệp hay sử dụng.
Để biết thêm thông tin, xem thêm :
- Cách tiếp cận mới đối với tài liệu ISO 45001.
- Danh mục tài liệu và hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 45001
Thiết lập kiểm soát hoạt động
Cải thiện kiểm soát hoạt động là một trong những mục tiêu của tiêu chuẩn mới. Tổ chức của phải xác định tiêu chí cho các quy trình của mình. Từ đó, doanh nghiệp xây dựng tài liệu và nguồn lực để thực hiện các tiêu chí đó.
Do đó, Doanh nghiệp cần phải xây dựng quy trình kiểm soát vận hành để tuân thủ tiêu chuẩn mới. Điều này có thể chứng minh bằng Quy trình kiểm soát hoạt động. Hay Quy trình kiểm soát sản xuất…
Ví dụ: Các tiêu chí đã nêu và các quy trình được xác định của bạn có được xây dựng để tạo ra kết quả theo mục tiêu hay không ? Quy trình có nếu về các nguyên liệu cần dùng; cách phân phối nguyên liệu ? Các sản phẩm của quá trình ?
Để biết thêm thông tin, hãy xem: ISO / DIS 45001 Điều khoản 8 – Cách quản lý điều hành mới
Đánh giá hiệu quả của hệ thống OH & S
Đây là bước cuối cùng của Quá trình chuyển đổi OHSAS 18001 sang ISO 45001. Doanh nghiệp sẽ cần đánh giá hiệu suất của hệ thống quản lý OH & S. Bạn phải kiểm tra xem nó có tuân thủ tiêu chuẩn hay không ? Hệ thống có đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác.
Như trong tiêu chuẩn OHSAS 18001 cũ, đánh giá nội bộ là công cụ phù hợp cho nhiệm vụ này. Các yêu cầu đối với đánh giá nội bộ đã thay đổi đáng kể. Vì vậy quy trình sẽ giống nhau; chỉ các yêu cầu được kiểm toán sẽ khác nhau. Tài liệu về Thủ tục Đánh giá nội bộ có thể giúp ích rất nhiều để đảm bảo yêu cầu này.
Tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn chỉ là bước đầu tiên. Hệ thống quản lý OH&S phải có hiệu quả để đảm bảo sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc. Do đó, hiệu quả của hệ thống OH&S phải được theo dõi. Điều này có nghĩa là bạn cần xác định những gì cần được theo dõi, cách giám sát và mức độ duy trì.
Khi tổ chức thu thập thông tin từ đánh giá nội bộ và giám sát hiệu quả. Tổ chức có thể tiến hành xem xét lãnh đạo như một kiểm tra cuối cùng của hệ thống. Đây cũng là bước cần thiết để cải tiến liên tục hiệu quả hệ thống. Tiêu chuẩn yêu cầu phải có Biên bản xem xét lãnh đạo. Doanh nghiệm nên xây dựng Quy trình xem xét lãnh đạo để đáp ứng yêu cầu.
Liên hệ ngay để được hỗ trợ tốt nhất:
VĂN PHÒNG TƯ VẤN CHỨNG NHẬN QUỐC TẾ G-GLOBAL
Văn phòng Hà Nội: Tầng 7 Tòa nhà HLT Số 23 Ngõ 37/2 Dịch Vọng Cầu Giấy Hà Nội
Văn phòng Đà Nẵng: 73 Lý Thái Tông, Phường Thanh Khê Tây, Quận Thanh Khê, Đà Nẵng
Văn phòng HCM: Tòa nhà PLS, 282 Chu Văn An, Phường 26, Bình Thạnh, TP.HCM
Hotline: 0985.422.225
Email: info@ggobal.vn
Website: https://chungnhanquocte.com/ – https://gglobal.vn/
