Đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là một trong những cách tốt nhất để chuyên gia có thể xem xét kỹ quy trình của tổ chức. Thực hiện đánh giá nội bộ xác định các vấn đề cần cải thiện, rủi ro, giúp cho quy trình được hoàn thiện hơn. Vậy đánh giá nội bộ là gì? Dưới đây là các bước thực hiện quy trình đánh giá nội bộ theo ISO 9001 để cải tiến quy trình.
Đánh giá nội bộ là gì?
Trước tiên để hiểu đánh giá nội bộ là gì, bạn đọc cần tìm hiểu từ ngay trong yêu cầu tại điều khoản của ISO 9001:2015
ISO 9001:2015: Đánh giá nội bộ (Điều khoản 9.2)
Theo ISO 9000:2015, Đánh giá được định nghĩa là quá trình có hệ thống, độc lập và được lập thành văn bản để thu được bằng chứng khách quan và xem xét đánh giá chúng một cách khách quan để xác định mức độ thực hiện các chuẩn mực đánh giá. Quá trình đánh giá hệ thống quản lý được chia làm 3 loại:
- Đánh giá nội bộ hay còn gọi đánh giá bên thứ nhất: tổ chức tự đánh giá hệ thống quản lý của mình
nhằm mục đích tuyên bố hệ thống quản lý của tổ chức phù hợp với yêu cầu. - Đánh giá bên thứ hai: thông thường là đánh giá của khách hàng hoặc những bên được khách hàng ủy quyền, đánh giá của các bên liên quan như cơ quan quản lý. Mục đích đánh giá này là xác định khả năng đáp ứng yêu cầu của hệ thống quản lý của tổ chức để giao dịch hoặc chấp nhận;
- Đánh giá bên thứ 3 hay gọi là đánh giá của tổ chức chứng nhận: mục đích là xác nhận hệ thống quản lý của tổ chức phù hợp với yêu cầu và cấp nhận giấy chứng nhận để tuyên bố rằng tổ chứcthực hiện hệ thống quản lý phù hợp yêu cầu tiêu chuẩn.
Vai trò của đánh giá nội bộ
Mục đích của đánh giá nội bộ là để đánh giá tính hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức bạn và kết quả hoạt động chung của tổ chức bạn. Đánh giá nội bộ của bạn chứng minh sự tuân thủ với ‘các thỏa thuận đã lên kế hoạch’ của bạn, ví dụ như Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS) và cách các quá trình của nó được thực hiện và duy trì. Tổ chức của bạn có thể sẽ tiến hành đánh giá nội bộ vì một hoặc nhiều lý do sau:
- Đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn & quy định nội bộ, quốc tế và ngành cũng như các yêu cầu của khách hàng
- Để xác định hiệu quả của hệ thống đã thực hiện trong việc đáp ứng các mục tiêu cụ thể (chất lượng, môi trường, tài chính)
- Để khám phá các cơ hội cải tiến
- Để đáp ứng các yêu cầu luật định và quy định
- Để cung cấp phản hồi cho Quản lý hàng đầu
Các nguyên tắc của đánh giá nội bộ ISO
Kiểm toán dựa trên một số nguyên tắc có mục đích làm cho cuộc kiểm toán trở thành một công cụ hiệu quả và đáng tin cậy hỗ trợ các chính sách và chính sách quản lý của công ty bạn đồng thời cung cấp thông tin khách quan phù hợp mà công ty của bạn có thể thực hiện để liên tục cải thiện hiệu quả hoạt động của mình.
Việc tuân thủ các nguyên tắc sau đây được coi là điều kiện tiên quyết để đảm bảo rằng các kết luận rút ra từ cuộc đánh giá là chính xác, khách quan và đầy đủ. Nó cũng cho phép các kiểm toán viên làm việc độc lập với nhau để đưa ra kết luận tương tự khi đánh giá trong các trường hợp tương tự.
Các nguyên tắc sau đây liên quan đến kiểm toán viên.
- Hành vi đạo đức: Sự tin cậy, tính chính trực, tính bảo mật và sự thận trọng là điều cần thiết để đánh giá
- Trình bày hợp lý: Các phát hiện, kết luận và báo cáo kiểm toán phản ánh trung thực và chính xác các hoạt động kiểm toán
- Chăm sóc nghề nghiệp: Kiểm toán viên phải thực hiện sự chăm sóc phù hợp với tầm quan trọng của nhiệm vụ mà họ thực hiện;
- Tính độc lập: Kiểm toán viên phải độc lập với hoạt động được đánh giá và khách quan
- Cách tiếp cận dựa trên bằng chứng : Bằng chứng phải có thể kiểm chứng được và dựa trên các mẫu thông tin có sẵn.
Các cách đánh giá nội bộ ISO
Đánh giá nội bộ thường được gọi là ‘đánh giá của bên thứ nhất’ và được thực hiện bởi một tổ chức để xác định sự tuân thủ đối với một loạt các yêu cầu có thể nảy sinh từ các tiêu chuẩn như ISO 9001: 2015, cũng như các yêu cầu của khách hàng hoặc quy định.
Có các phương pháp đánh giá nội bộ phổ biến có thể được sử dụng để xác định tính tuân thủ:
- Kiểm tra hệ thống
- Kiểm tra quy trình
- Kiểm tra sản phẩm
Kiểm tra hệ thống
Việc đánh giá hệ thống được thực hiện tốt nhất bằng cách sử dụng danh sách kiểm tra đánh giá nội bộ. Loại đánh giá này tập trung vào toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức và so sánh các hoạt động lập kế hoạch và các yêu cầu của hệ thống rộng rãi để đảm bảo rằng mỗi điều khoản hoặc yêu cầu đã được thực hiện.
Kiểm tra quy trình
Đánh giá quá trình là một phân tích chuyên sâu nhằm xác minh rằng các quá trình bao gồm hệ thống quản lý đang thực hiện và tạo ra phù hợp với các kết quả mong muốn. Đánh giá quá trình cũng xác định mọi cơ hội để cải tiến và các hành động khắc phục có thể có. Đánh giá quá trình được sử dụng để tập trung vào bất kỳ quá trình đặc biệt, dễ bị tổn thương, mới hoặc rủi ro cao nào.
Kiểm tra sản phẩm
Đánh giá sản phẩm có thể là một loạt các cuộc đánh giá, ở các giai đoạn thiết kế, sản xuất và giao hàng thích hợp để xác minh sự phù hợp với bất kỳ yêu cầu cụ thể nào của sản phẩm, chẳng hạn như kích thước, chức năng, đóng gói và ghi nhãn, ở một tần suất xác định.
Các bước trong quy trình đánh giá nội bộ ISO
Để đánh giá nội bộ tiêu chuẩn ISO, bạn cần nắm được các bước dưới đây.
Lập kế hoạch lịch trình đánh giá
Để có được một quy trình hiệu quả, bạn nên lên một lịch trình tổng quan. Điều này để mọi người nắm được chu kỳ, lịch đánh giá. Không nên thực hiện đánh giá đột xuất. Ngoài ra khi có sự chuẩn bị trước, họ có thể có tập trung vào việc thu thập thông tin để bổ sung vào quá trình đánh giá.
Lập kế hoạch chi tiết quy trình đánh giá nội bộ
Bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch đánh giá quá trình riêng lẻ là xác nhận với chủ sở hữu quá trình khi cuộc đánh giá sẽ diễn ra. Kế hoạch tổng thể ở trên mang tính chất hướng dẫn về tần suất các quá trình sẽ được đánh giá và đại khái là khi nào, nhưng việc xác nhận cho phép đánh giá viên và chủ sở hữu quá trình cộng tác để xác định thời điểm tốt nhất để xem xét quá trình. Doanh nghiệp cần xác định đầy đủ 3 yếu tố sau:
- Xác định các yêu cầu của tổ chức và những thông tin chính xác cho đầu vào của quá trình.
- Xác định tính khả thi của cuộc đánh giá
- Xác định nguồn lực cung cấp cho quá trình đánh giá.
Việ lên một kế hoạch cụ thể phần nào sẽ giúp quy trình đánh giá nội bộ được hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Các chuyên gia đánh giá sẽ bám sát theo trình tự được lập sẵn và tập trung vào từng phần của quá trình đánh giá nội bộ.
Thực hiện đánh giá nội bộ
Đánh giá nên bắt đầu bằng sự thỏa thuận với các chuyên gia để đảm bảo rằng kế hoạch đánh giá đã hoàn thành và sẵn sàng. Sau đó, có nhiều cách để chuyên gia đánh giá thu thập thông tin trong quá trình đánh giá: xem xét hồ sơ, nói chuyện với nhân viên, phân tích dữ liệu quá trình quan trọng hoặc thậm chí quan sát quá trình đang hoạt động.
Trọng tâm của hoạt động này là thu thập bằng chứng rằng quá trình đang hoạt động theo kế hoạch trong QMS và có hiệu quả trong việc tạo ra các kết quả cần thiết. Một trong những điều có giá trị nhất mà chuyên gia có thể làm đối với tổ chức là không chỉ xác định các mục không có bằng chứng cho thấy chúng đang hoạt động bình thường, mà còn chỉ ra các mục của quy trình có thể hoạt động tốt hơn nếu cải tiến. Có thể tóm gọn lại như sau:
- Họp mở đầu;
- Xem xét tài liệu khi thực hiện đánh giá;
- Thông tin trong lúc đánh giá;
- Phân công vai trò, trách nhiệm của người quan sát;
- Thu thập và xác nhận thông tin;
- Chuẩn bị kết quả đánh giá;
- Họp kết thúc.
Báo cáo về đánh giá
Một cuộc họp kết thúc với đại diện tổ chức là điều cần thiết. Họ sẽ muốn biết liệu có bất kỳ điểm yếu nào cần được giải quyết hay không, nhưng cũng sẽ quan tâm đến việc biết liệu có bất kỳ lĩnh vực nào tồn tại có thể được cải thiện hay không. Việc này phải được lập thành biên bản, hồ sơ càng sớm càng tốt để cung cấp thông tin ở định dạng lâu dài hơn để có thể theo dõi thông tin.
Hoàn tất đánh giá, lưu lại hồ sơ
Sau khi thực hiện đầy đủ các bước như trên thì sau cùng thông tin về các bộ hồ sơ mà trong đó có các thông tin về kế hoạch đánh giá, chuẩn bị đánh giá, báo cáo đánh giá, cùng các chương trình, kế hoạch, quyết định đánh giá nội bộ cần được lưu trữ lại toàn bộ trong một bộ hồ sơ nhất định.
Theo dõi và cải thiện
Cũng như nhiều lĩnh vực của tiêu chuẩn, theo dõi là một bước quan trọng. Nếu vấn đề đã được tìm thấy và các hành động khắc phục được thực hiện. Bạn phải đảm bảo rằng vấn đề khắc phục là điều cần chú trọng hơn bao giờ hết. Sẽ không dừng lại ở viêc đánh giá và cải thiện. Mà chúng ta còn phải đo lường để xem kết quả có được như mong đợi hay không. Liên tục xem xét lại quá trình để còn phát triển tiếp trong tương lai.
Trên đây là nội dung về thực hiện quy trình đánh giá nội bộ theo ISO 9001. Hy vọng với những chia sẻ trên của chungnhanquocte.com sẽ giúp các doanh nghiệp phần nào trong việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng được hiệu quả và đạt được thành tựu như mong muốn.
Liên hệ ngay để được hỗ trợ tốt nhất:
VĂN PHÒNG TƯ VẤN CHỨNG NHẬN QUỐC TẾ G-GLOBAL
Văn phòng Hà Nội: Tầng 7 Tòa nhà HLT Số 23 Ngõ 37/2 Dịch Vọng Cầu Giấy Hà Nội
Văn phòng Đà Nẵng: 73 Lý Thái Tông, Phường Thanh Khê Tây, Quận Thanh Khê, Đà Nẵng
Văn phòng HCM: Tòa nhà PLS, 282 Chu Văn An, Phường 26, Bình Thạnh, TP.HCM
Hotline: 0985.422.225
Email: info@ggobal.vn
Website: https://chungnhanquocte.com/ – https://gglobal.vn/
