Xác định các mục tiêu của dự án
Để bắt đầu lập kế hoạch, bạn cần phải xác định mục tiêu của mình là gì cho dự án. Xem xét kết quả phân tích khoảng cách và thời gian xác nhận của bạn và trả lời những câu hỏi sau:
- Khi nào bạn sẽ bắt đầu dự án triển khai QMS?
- Khi nào bạn muốn / cần hoàn thành việc thực hiện?
- Khoảng trống nào tồn tại trong QMS hiện tại của bạn và họ sẽ mất bao lâu để giải quyết?
- Có gì các nguồn lực có sẵn hoặc thiếu?
Mẫu lập kế hoạch miễn phí này sẽ giúp bạn xác định mục tiêu của mình.
Khi nào bạn muốn trở thành chứng nhận ISO 9001?
- Câu trả lời cho câu hỏi này sẽ xác định thời gian của bạn. Sử dụng Biểu đồ Gantt ISO 9001 này để tham khảo.
- Việc thực hiện ISO 9000 sẽ mất bao lâu?
- Khung thời gian ngắn hơn cho phép cho dự án, càng nhiều nguồn lực mà dự án sẽ yêu cầu trong suốt quá trình thực hiện.
- Điều quan trọng là biết mục tiêu của bạn là gì bởi vì những ngày khác sẽ được xác định bởi thông tin này.
- Tìm hiểu xem có mục tiêu của công ty hay không, liệu có khách hàng nào đang yêu cầu chứng nhận hoặc các tình huống khác xác định ngày không?
- Ngày của bạn có thể được sửa lại sau. Bạn sẽ sử dụng nó như là một ngày mục tiêu, và khi chúng ta di chuyển dọc theo phân tích lỗ hổng và tạo danh sách công việc bạn sẽ có thể xác định xem ngày có thực tế hay không. Nó sẽ phụ thuộc vào những gì bạn đang có tại chỗ cho hệ thống chất lượng của bạn, và có bao nhiêu tài nguyên bạn có sẵn cho dự án.
- Chi phí thực hiện ISO 9001 sẽ tốn bao nhiêu ?
Xác định Trách nhiệm Dự án
Điều quan trọng là xác định ai sẽ là người lãnh đạo dự án này. Bạn có phải là người lãnh đạo vụ việc không? Nếu có, bạn sẽ là người quản lý dự án. Bạn không cần phải xác định đại diện quản lý vào thời điểm này. Bạn sẽ cần phải làm rõ người tạo nên “Quản lý cao cấp”. Tiêu chuẩn có các yêu cầu để được thực hiện bởi Top Management, và sớm hơn là họ tham gia vào dự án này thì tốt hơn.
- Chúng ta có cần một nhà tư vấn không?
- Ai là người quản lý dự án của bạn?
- Ai là Quản trị viên hàng đầu trong tổ chức của bạn?
Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức của bạn, bạn có thể muốn dùng phương pháp tiếp cận nhóm
- Đội chỉ đạo là gì?
- Ai nên tham gia Ban chỉ đạo ISO 9001? Nhóm này sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch, phối hợp và cung cấp nguồn lực cho dự án ISO 9001.
- Nhóm làm việc là gì?
Chọn một Tổ chức chứng nhận
Một trong những điều đầu tiên cần làm để bắt đầu dự án của bạn là nói chuyện với một số Tổ chức chứng nhận . Họ sẽ đến địa điểm của bạn và thảo luận về quá trình đăng ký chứng nhận. Khi bạn chọn một Tổ chức chứng nhận, bạn sẽ bắt đầu mối quan hệ kéo dài ít nhất 3 năm, có thể lâu hơn. Bạn sẽ muốn đưa ra một quyết định cẩn thận để đặt nền móng cho một mối quan hệ trơn tru và lâu dài.
Chúng tôi là một Tổ chức nhứng nhận được Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng chỉ định.. Dưới đây là danh sách các câu hỏi phỏng vấn gợi ý để gửi yêu cầu tư vấn, chứng nhận tới cho chúng tôi.
Một số có thể có kiểm toán viên trong khu vực của bạn, và một số có thể phải bay kiểm toán viên nhập Nó sẽ giúp giữ chi phí của bạn xuống nếu bạn có thể tìm thấy một công ty đăng ký với một kiểm toán viên địa phương.
Nhắm mục tiêu một ngày cho lớp Đào tạo và Giới thiệu cho tất cả nhân viên.
- Bạn sẽ muốn nhân viên của bạn nhận thức được dự án, điều gì sẽ phải làm, ai sẽ tham gia và tại sao bạn đang thực hiện ISO 9001.
- Sử dụng chương trình đào tạo nhân viên ISO 9001 để đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001
- Chọn một ngày sau cuộc họp lập kế hoạch thảo luận ở trên. Bằng cách đó bạn có thể quyết định xem một số người sẽ tham gia vào dự án cần được đào tạo chi tiết hơn và bạn có thể cho nhân viên biết ai sẽ làm việc cho dự án.
- Đề nghị nên tập huấn chi tiết cho nhóm dự án.
- Lập kế hoạch đào tạo trước cuộc họp Nhóm công tác để các cá nhân tham gia vào các nhóm công tác hiểu được ISO 9001 trước cuộc họp đầu tiên.
Lập Kế Hoạch Các Cuộc Họp Lập Kế Hoạch ISO 9001
A. Các khóa trong một cuộc họp hiệu quả và hiệu quả là Trong Chuẩn bị
Và khía cạnh quan trọng nhất là quyết định ai cần thiết trong cuộc họp. Luôn luôn cố gắng để có một đại diện quản lý hàng đầu khi quyết định quan trọng hoặc thông tin phải được thực hiện hoặc thảo luận. Đây là bài kiểm tra của bạn để xác định ai nên được bao gồm:
- Vai trò và trách nhiệm ở cấp độ nhân viên phải được quyết định, vì vậy ai có thể đưa ra những quyết định như vậy?
- Nếu những nhiệm vụ mới này sẽ làm gánh nặng cho một số nhân viên nhất định, liệu những người tham gia có nhận thức được điều này và làm thế nào để có được nguồn lực thích hợp để thực hiện nhiệm vụ?
Luôn luôn tập hợp một số loại hướng dẫn cuộc họp hoặc chương trình nghị sự để giữ mọi thứ theo đúng tiến độ. Dưới đây là một số đề xuất bao gồm:
- Nếu một cuộc họp đang diễn ra, hãy dành thời gian để xem xét những gì đã được giao và thực hiện cho đến nay.
- Nếu có nhiều công việc, hãy xem xét nhóm theo từng khu vực (nghĩa là chức năng, trách nhiệm, đường dẫn quan trọng, vv) Nếu có thể, phân chia nhiệm vụ của phòng ban hoặc nhóm tổ chức khác sẽ cho phép phân công công việc dễ dàng hơn, vì ” “Những người có liên quan nhất đến nhiệm vụ có thể chịu trách nhiệm cho các khối lớn hơn các nhiệm vụ.
- Thực hiện các bài tập ở người hoặc ở cấp độ nhóm.
- Cân bằng vai trò và trách nhiệm để đảm bảo rằng chúng có thể được hoàn thành và không ai bị gánh nặng.
- Đảm bảo hỗ trợ thích hợp (công cụ, lao động, đào tạo, vv) cho những người phải hoàn thành nhiệm vụ. Ví dụ, trách nhiệm bình thường có thể cần phải được phân bổ lại để những người đang hỗ trợ cho việc đăng ký chứng nhận ISO 9001 có thể hoàn thành nhiệm vụ liên quan đến chứng nhận của họ một cách kịp thời.
- Xác định thêm các nguồn lực bên ngoài và / hoặc hỗ trợ các công cụ hoặc trợ giúp như:
- Một chuyên gia về ISO từ bên ngoài công ty (ví dụ như chuyên gia tư vấn , giảng viên …)
- Những người đang trong bảng lương của công ty có thể có hoặc được đào tạo để trở thành một nguồn lực
- Hỗ trợ quản lý, ủy quyền và cho phép
- Các tài liệu như các mẫu thủ công chất lượng hoặc các yếu tố khác của hệ thống quản lý chất lượng
- Bổ sung đào tạo như kiểm toán nội bộ hoặc sử dụng lập kế hoạch và phần mềm theo dõi tài liệu
- Thời hạn phải được cung cấp để giữ cho dự án được thực hiện công việc.
- Tạo kế hoạch dự án để nó không đặt gánh nặng quá mức lên các nguồn lực quan trọng như bằng cách bắt đầu các giai đoạn ở các thời điểm khác nhau chứ không phải song song.
- Thực hiện theo phương pháp “đường dẫn quan trọng” của quy hoạch dự án bằng cách hiểu giai đoạn nào phải hoàn thành trước khi những người khác có thể bắt đầu. (Một ví dụ của việc này là phải hoàn thành Chính sách Chất lượngvà Mục tiêu Chất lượng sớm).
- Hãy thực tế trong ước tính của bạn về lượng thời gian và nguồn lực cần thiết để đảm bảo rằng dự án tiến hành ở mức hợp lý.
B. Tiến hành cuộc họp thực tế
- Hãy giữ kế hoạch cuộc họp, và đặc biệt chú ý đến người được chỉ định một giai đoạn cụ thể và khi họ đồng ý hoàn thành.
- Luôn công bố các ghi chú cuộc họp sau đó và đảm bảo bao gồm quản lý hàng đầu và bất kỳ loại nhân viên “phải biết” nào khác trên danh sách phân phối ghi chú cuộc họp.
<<<<<<< Bước 2a: Tiến hành & báo cáo phân tích Gap Analysis ISO 9001
Bước 3a: Cách tiếp cận & công tác chỉ đạo thực hiện ISO 9001 >>>>>>>
