[ISO 9001:2015] Điều khoản 4.1 Hiểu về Bối cảnh của tổ chức – Cách xác định

Bối cảnh tổ chức là một yêu cầu mới trong ISO 9001:2015. Nó nêu rõ một tổ chức phải xem xét cả các vấn đề bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến các mục tiêu và kế hoạch của QMS. 

Các yêu cầu liên quan đến bối cảnh của tổ chức nghe có vẻ hơi mơ hồ. Vậy điều khoản này thực sự yêu cầu gì ?

YÊU CẦU CỦA ĐIỀU KHOẢN 4.1 – ISO 9001: 2015 VỀ BỐI CẢNH TỔ CHỨC

Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải xác định rõ các vấn đề nội bộ có liên quan đến mục đích và định hướng chiến lược của tổ chức, có ảnh hưởng đến khả năng của tổ chức trong việc đạt được (những) kết quả dự định của hệ thống quản lý chất lượng.

ĐỒNG THỜI:

Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải xác định rõ các vấn đề bên ngoài có liên quan đến mục đích và định hướng chiến lược của tổ chức, có ảnh hưởng đến khả năng của tổ chức trong việc đạt được (những) kết quả dự định của hệ thống quản lý chất lượng.

BỐI CẢNH CỦA TỔ CHỨC LÀ GÌ ?

bối cảnh của tổ chứcBối cảnh của một tổ chức sẽ bao gồm các yếu tố nội bộ như văn hóa tổ chức. Và các yếu tố bên ngoài như các điều kiện kinh tế-xã hội, theo đó nó hoạt động.

Các yếu đó có thể bao gồm: Văn hóa, mục tiêu và mục tiêu của công ty. Độ phức tạp của sản phẩm, quy trình và thông tin. Quy mô của tổ chức, thị trường, khách hàng, v.v.

Từ các yếu tố này, Doanh nhiệp cũng sẽ có thể phát hiện được các rủi ro và cơ hội liên quan đến kinh doanh của mình.

MỤC ĐÍNH CỦA XÁC ĐỊNH BỐI CẢNH TỔ CHỨC

Đây là điều khoản có yêu cầu đầu tiên trong tiêu chuẩn ISO 9001. Không phải tự nhiên mà các chuyên gia lại đưa Điều khoản về Bối cảnh tổ chức lên đầu tiên.

Theo cách tiếp cận quản lý mới. 01 Doanh nghiệp muốn xây dựng hệ thống phải xuất phát từ việc nghiên cứu bối cảnh tổ chức trước.

Trước khi lên kế hoạch cho một chiến lược kinh hoanh hoặc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng. Tổ chức phải xác định năng lực của chính mình. Những vấn đề đang tồn tại bên trong tổ chức, các điểm mạnh, điểm yếu của mình. Các rủi ro mà tổ chức đang và có thể phải đối diện.

Nó sẽ giúp Doanh nghiệp đạt được những mục tiêu sau:

– Xây dựng được mục tiêu cụ thể, chiến lược cho Doanh nghiệp.
– Xác định được các yếu tố cần kiểm soát trong tổ chức.
– Xác định được các vấn đề cần quản lý và xây dựng quy trình để quản lý.
– Xác định được các cơ hội cần nắm bắt và các rủi ro cần phòng tránh.
– Tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu khách hàng nhiều hơn.

Tới lúc này, tôi tin là BẠN vẫn chưa hiểu là xác định Bối cảnh của tổ chức thật sự có ý nghĩa như thế nào ?

Vì bạn cho rằng; Doanh nghiệp đang hoạt động rồi; vẫn đang bán sản phẩm; cũng thừa biết về thị trường. VẬY TẠI SAO LẠI MẤT CÔNG XÁC ĐỊNH BỐI CẢNH TỔ CHỨC ?

Trong bài viết này tôi không thể giải thích hết được cho các bạn. Tuy nhiên tôi sẽ lấy ví dụ về việc Bối cảnh tổ chức ảnh hưởng như thế nào trong việc xây dựng Quản lý.

VÍ DỤ VỀ ẢNH HƯỞNG CỦA BỐI CẢNH TỔ CHỨC:

Khi tôi nghiên cứu, xác định các vấn đề nội bộ của tổ chức. Tôi thấy máy móc vận hành thường xuyên hỏng hóc gây lỗi sản phẩm nhiều

=> Tôi có một mục tiêu rất rõ ràng đây : GIẢM THIỂU HỎNG HỎNG THIẾT BỊ GÂY SẢN PHẨM LỖI.

Xác định vấn đề bên ngoài thì tôi thấy: Thị trường đang có nhu cầu về sản phẩm bao bì giấy ( trong khi mình chỉ sản xuât bao bì nhựa ).

=> Tôi có một mục tiêu mới : Thiết kế và sản xuất ra sản phẩm mới.

TỪ MỤC TIÊU – DOANH NGHIỆP SẼ BẮT ĐẦU XÂY DỰNG HỆ THỐNG/ NHÂN LỰC / NGUỒN LỰC để thực hiện nó.

Do vậy, có thể thấy, lúc này, Doanh nghiệp sẽ biết tập trung cho những mục tiêu cụ thể – Mục tiêu này đã được xác định sau khi Doanh nghiệp đã phân tích các vấn đề bên trong và bên ngoài của Tổ chức.

PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH BỐI CẢNH CỦA TỔ CHỨC

Mặc dù tiêu chuẩn không quy định phương pháp xác định bối cảnh của tổ chức.  Tuy nhiên tiêu chuẩn cũng đưa ra các yêu cầu gợi ý.

Doanh nghiệp có thể cần thực hiện các bước sau:

Ở cấp độ chiến lược, các công cụ như phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức (phân tích SWOT) và phân tích chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ, pháp luật, môi trường có thể được sử dụng. Một phương pháp tiếp cận đơn giản có thể có ích cho các tổ chức phụ thuộc vào quy mô và độ phức tạp của các hoạt động, chẳng hạn như suy nghĩ và đặt câu hỏi “sẽ thế nào nếu”.

PHÂN TÍCH BỐI CẢNH CỦA TỔ CHỨC BẰNG MÔ HÌNH – SWOT

SWOT là viết tắt của 4 từ Tiếng Anh: Strengths (thế mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách thức) – là mô hình (hay ma trận) phân tích kinh doanh nổi tiếng cho doanh nghiệp.

Phân tích SWOT là yếu tố quan trọng để tạo chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Về cơ bản, phân tích SWOT tức là phân tích 4 yếu tố: Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội), Threats (Thách thức) giúp bạn xác định mục tiêu chiến lược, hướng đi cho doanh nghiệp.

Thế mạnh: Đặc điểm doanh nghiệp hoặc dự án đem lại lợi thế so với đối thủ
Điểm yếu: Đặc điểm doanh nghiệp hoặc dự án khiến doanh nghiệp hoặc dự án yếu thế hơn so với đối thủ.
Cơ hội: Nhân tố môi trường có thể khai thác để giành được lợi thế.
Thách thức: Nhân tố môi trường có thể ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp hoặc dự án.

Tìm hiểu thêm tại bài viết: Cách sử dụng mô hình SWOT

PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH BỐI CẢNH CỦA TỔ CHỨC – PEST

Với công cụ PEST bạn có thể xác định được các yếu tố bên ngoài để từ đó phân tích được những cơ hội cũng như thách thức đối với tổ chức hay doanh nghiệp của bạn. Vậy hiểu công cụ PEST này như thế nào?

P (Politics) – Đây chính là các yếu tố, tác động của luật pháp và chính trị có thể có các tác động nhất định đến ngành kinh doanh của bạn ( luật kinh doanh, đầu tư, xuất nhập khẩu…)

E (Economics) – Đây là những yếu tố về kinh tế, những biến số làm thay đổi trong giá thầu hoặc trong GPD tăng trưởng cao.

S (Social) – Những tác động từ phía xã hội, truyền thông chính là những yếu tố vô cùng quan trọng và có tác động mạnh mẽ đến bản thân doanh nghiệp

T (Technology) – Các yếu tố kỹ thuật là yếu tố mà bất cứ doanh nghiệp nào cần quan tâm để có thể phát triển. Những cải tiến về kỹ thuật dù là nhỏ nhất cũng có tác động nhất định đến hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp bạn.

Tóm lại về công cụ phân tích PEST chính là công cụ giúp doanh nghiệp có thể phân tích được các yếu tố vĩ mô có thể tác động đến doanh nghiệp để từ đó có thể triển khai dự đoán được các biến hoặc có thể giúp doanh nghiệp nhận thức các cơ hội, thách thức để vượt lên chính mình.

Tìm hiểu thêm tại bài viết: Cách sử dụng mô hình PEST

MÔ HÌNH PHÂN TÍCH 5 ĐỘNG LỰC CỦA PORTER

Porter (Porter’s five forces analysis model). Đây là năm yếu tố tác động lên hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp.

– Potential entrants (Những đối thủ tiềm năng): Mối đe dọa của các đối thủ tiềm năng (người mới).
– Supplier (Nhà cung cấp): Quyền thương lương của nhà cung cấp.
– Substitutes (Các sản phẩm hoặc dịch vụ thay thế): Mối đe dọa của các sản phẩm hoặc dịch vụ thay thế.
– Buyer (Khách hàng): Quyền thương lượng của người mua.
– Competition (Sự cạnh tranh): Cạnh tranh giữa các đối thủ hiện tại

Trên đây là các phương pháp nhận diện bối cảnh của tổ chức được áp dụng cho tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Nếu như bạn muốn thực hiện tốt ISO. Bạn cần tìm hiểu thật kỹ các yêu cầu và cố gắng sử dụng linh hoạt các công cụ này.

CÁC XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ BÊN TRONG ( NỘI BỘ) CỦA TỔ CHỨC

mục tiêu của tổ chức

Đầu tiên, bạn nên hỏi để đạt được mục tiêu và định hướng của tổ chức (tức là bạn phải xây dựng mục tiêu và chiến lược của tổ chức trước) thì tổ chức gặp những thuận lợi và những khó khăn gì (bao gồm cả bên trong nội bộ tổ chức và bên ngoài tổ chức) ?

Sau đó, xem xét những thách thức và thuận lợi này cái nào có thể ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức. Những yếu tố nào liên quan chất lượng đó là những yếu tố cần xác định.

Việc cố gắng để hiểu tổ chức và bối cảnh là vấn đề khá khó khăn. Vì thông thường chúng ta nghĩ là chúng ta đã biết rồi, nên thường chủ quan.

Do đó để thực sự hiểu về tổ chức và bối cảnh của tổ chức. Chúng ta có thể dùng một số câu hỏi và tự trả lời. Chúng khá hữu ích trong việc xác định các vấn đề bên trong

CÁC CÂU HỎI DÙNG ĐỂ XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ BÊN TRONG

Để tra lời những câu hỏi này, lãnh đạo phải bỏ những ý nghĩ chủ quan và nhìn nhận bối cảnh nội bộ một cách thẳng thắng hơn. Các câu hỏi có thể dùng bao gồm:

  • Doanh nghiệp thực sự có điểm gì nổi bật nhất ( sản phẩm đặc thù/ giá rẻ / công nghệ độc quyền) ?
  • Những gì đối thủ cạnh tranh lo ngại về Doanh nghiệp mình ?
  • Những gì trong nội bộ chúng ta giúp chúng ta gần gũi với khách hàng mới ?
  • Doanh nghiệp có xây dựng văn hóa riêng – những khía cách văn hóa nào là nổi trội?
  • Điều gì có thể làm giảm việc kinh doanh của chúng ta, nếu chúng ta không cẩn thận?
  • Điều gì trong Doanh nghiệp làm phiền khách hàng ?
  • Các vấn đề đang tồn tại của chúng ta là gì ?
  • Chúng ta cần cải thiện gì ? Bộ phận nào cẩn cải thiện ?
  • Năng lực của nhân sự của chúng ta ở mức nào ?
  • Những nguồn lực nào là cần thiết để đạt được mục đích của tổ chức?

Thông thường, các câu hỏi này do quản lý tự trả lời. Tuy nhiện điều này là không khách quan và khó chính xác hoàn toàn. Vì vậy, có thể cần thiết có một nhóm hỗ trợ hoặc phản biện để việc xác định các vấn đề này khách quan và chính xác hơn.

CÁC VẤN ĐỀ NỘI BỘ CHÍNH TRONG DOANH NGHIỆP

Vấn đề nội bộ của Doanh nghiệp rất nhiều. Tùy từng doanh nghiệp sẽ có những vấn đề khác nhau; với Doanh nghiệp này là quan trọng nhưng Doanh nghiệp kia thì không. Qua nghiên cứu, các vấn đề nội bộ của Doannh nghiệp có thể bao gồm:

  • Sản phẩm dịch vụ và dịch vụ
  • Quản trị, cơ cấu tổ chức, vai trò và trách nhiệm
  • Yêu cầu quy định đang áp dụng
  • Chính sách và mục tiêu, và các chiến lược được thực hiện để đạt được chúng,
  • Tài sản (ví dụ, cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị và công nghệ)
  • Khả năng, sự thấu hiểu về nguồn lực và kiến ​​thức (ví dụ, vốn, thời gian, con người, quy trình, hệ thống và công nghệ)
  • Hệ thống thông tin, trao đổi thông tin, và các quá trình ra quyết định (cả chính thức và không chính thức)
  • Mối quan hệ của các nhân viên / tình nguyện viên / thành viên và sự nhận thức và giá trị của các bên liên quan nội bộ của họ bao gồm cả các nhà cung cấp và các đối tác
  • Văn hóa của tổ chức
  • Tiêu chuẩn, hướng dẫn, và các mô hình được chấp nhận bởi các tổ chức; và
  • Hình thức và mức độ của mối quan hệ hợp đồng của tổ chức.

THÔNG TIN ĐỂ XÁC ĐỊNH CÁC VẤN ĐỀ NỘI BỘ

Việc xác định các các vấn đề nội bộ có thể dựa trên các dữ liệu sau:

  • Kết quả đánh giá nội bộ và các cuộc đánh giá hệ thống khác;
  • Phân tích dữ liệu chi phí chất lượng;
  • Phân tích các thông tin kỹ thuật;
  • Phân tích lợi thế cạnh tranh;
  • Kết quả các cuộc xem xét, đánh giá và phản hồi của khách hàng;
  • Hoạt động của tổ chức;
  • Dữ liệu phân tích sự thỏa mãn của người lao động.

 CÁCH XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ BÊN NGOÀI CỦA TỔ CHỨC

Để xác định bối cảnh bên ngoài, bạn nên xem xét các vấn đề phát sinh từ môi trường xã hội, công nghệ, môi trường, đạo đức, chính trị, pháp lý và kinh tế của nó. 

Khoa học công nghệ, luật định, môi trường kinh tế, văn hóa, … luôn thay đổi, vì vậy để luôn đáp ứng nhu cầu mong đợi của khách hàng và các bên quan tâm bắt buộc tổ chức phải luôn theo dõi cập nhật và đưa ra những phản ứng kịp thời trước những thay đổi này.

Ví dụ về bối cảnh bên ngoài có thể bao gồm:

  • Quy định của chính phủ và những thay đổi trong luật
  • Sự thay đổi kinh tế trong thị trường của tổ chức
  • Sự kiện có thể ảnh hưởng đến hình ảnh công ty
  • Thay đổi công nghệ

Về cơ bản, tất cả thông tin này nằm trong đầu của CEO và các thành viên quản lý khác. Nhưng nó không bao giờ được đưa lên giấy hoặc tài liệu cụ thể. Doanh nghiệp cần văn bản hóa việc xác định này. Hệ thống hóa tất cả các thông tin này có thể rất có giá trị và chứng minh nơi bạn đứng như một tổ chức.

CÁC VẤN ĐỀ BÊN NGOÀI DOANH NGHIỆP

Một số vấn đề bên ngoài có thể gồm:

  • Yếu tố chính trị: pháp luật hiện tại và dự đoán tương lai pháp luật; luật quốc tế và ảnh hưởng toàn cầu; cơ quan quản lý, các quy chế và pháp luật; các chính sách của chính phủ và các quy định, tài trợ, hỗ trợ, và các sáng kiến; vận động hành lang chính trị các nhóm; các cuộc chiến tranh và xung đột, xu hướng của môi trường.
  • Yếu tố kinh tế: chính sách và xu hướng kinh tế quốc dân; các công ty, sản phẩm và dịch vụ thuế; thời tiết và địa lý; thị trường, thương mại và điều kiện tiền tệ; điều kiện cụ thể của ngành; lãi suất và trao đổi;
  • Yếu tố xã hội: xu hướng dân số, cơ cấu, phân bố và lối sống; người tiêu dùng, thái độ và ý kiến; phương tiện truyền thông quan điểm và báo cáo; luật ảnh hưởng đến hành vi xã hội; thời trang và vai trò của mô hình; quảng cáo và công khai; chuẩn mực đạo đức và tôn giáo.
  • Yếu tố công nghệ: xu hướng cạnh tranh và các tiến bộ của công nghệ; sự hình thành của các sản phẩm, dịch vụ và quá trình; xu hướng và những tiến bộ trong công nghệ thông tin truyền thông; sử dụng phương tiện truyền thông xã hội.
  • Yếu tố Marketing – tổng quy mô thị trường và thâm nhập thị trường; rào cản gia nhập; xu hướng và các chỉ số; trạng thái của sự trưởng thành; kiến thức của khách hàng; đối thủ cạnh tranh; kênh phân phối; xây dựng thương hiệu và bao bì, sản phẩm tiềm năng, sản phẩm thay thế,

PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH CÁC VẤN ĐỀ BÊN NGOÀI

Có thể sử dụng các phương pháp sau để xác định các vấn đề bên ngoài:

  • Môi trường và xu hướng kinh tế;
  • Điều kiện thương mại quốc tế;
  • Tính cạnh tranh của sản phẩm và dịch vụ;
  • Cơ hội và điều kiện liên quan đến gia công bên ngoài;
  • Xu hướng công nghệ;
  • Nguồn nguyên vật liệu và giá của chúng;

Theo Tiêu chuẩn ISO 9002:2016, Các vấn đề nội bộ và bên ngoài liên quan đến bối cảnh của tổ chức có thể bao gồm, nhưng không giới hạn:

a) các vấn đề bên ngoài liên quan đến:

1) Các yếu tố kinh tế như tỷ giá tiền tệ, tình hình kinh tế, dự báo lạm phát, các nguồn tín dụng sẵn có;
2) các yếu tố xã hội như tỷ lệ thất nghiệp tại địa phương, sự nhận thức về an toàn, trình độ học vấn, các ngày lễ và các ngày làm việc;
3) các yếu tố chính trị như sự ổn định chính trị, đầu tư công, cơ sở hạ tầng địa phương, các hiệp định thương mại quốc tế;
4) các yếu tố công nghệ như công nghệ của các ngành mới, các vật liệu và thiết bị, sự hết hạn của các bằng sáng chế, quy tắc ứng xử về đạo đức nghề nghiệp;

5) các yếu tố thị trường như cạnh tranh, bao gồm cổ phiếu của thị trường, các sản phẩm hoặc dịch vụ tương tự, xu hướng dẫn đầu thị trường, xu hướng phát triển khách hàng, ổn định thị trường, mối quan hệ chuỗi cung ứng;

6) các yếu tố luật định và chế định tác động đến môi trường làm việc (xem ISO 9001: 2015, 7.1.4) như quy định công đoàn và quy định liên quan đến một ngành công nghiệp:

b) các vấn đề nội bộ liên quan đến:

1) Kết quả thực hiện tổng thể của tổ chức;
2) các yếu tố nguồn lực, chẳng hạn như cơ sở hạ tầng (xem ISO 9001: 2015, 7.1.3), môi trường cho vận hành quá trình (xem ISO 9001: 2015, 7.1.4), kiến thức về tổ chức (xem ISO 9001:  2015, 7.1. 6);
3) các khía cạnh về con người như năng lực cá nhân, hành vi và văn hóa tổ chức, các mối quan hệ với các đoàn thể;

4) các yếu tố hoạt động như quá trình hoặc khả năng cung cấp dịch vụ và sản xuất, kết quả thực hiện của hệ thống quản lý chất lượng, theo dõi sự thỏa mãn của khách hàng;

5) các yếu tố quản trị của tổ chức, chẳng hạn như các quy tắc và qui trình ra quyết định hoặc cơ cấu tổ chức.

HỒ SƠ CHỨNG MINH ĐÁP ỨNG ĐIỀU KHOẢN 4.1

Một danh sách liệt ke và phân tích về các vấn đề bên trong và bên ngoài là lý tưởng để lưu lại bằng chứng. Nó cũng giúp cung cấp bằng trong quá trình đánh giá. Tuy nhiên, tiêu chuẩn không yêu cầu để lại thông tin hay bằng chứng cho việc này.

Ngoài ra, các biên bản họp để xem xét những vấn đề liên quan đến các yếu tố bên ngoài và bên trong cũng là một bằng chứng tốt cho việc xem xét này.

VÍ DỤ VỀ BẢNG PHÂN TÍCH BỐI CẢNH TỔ CHỨC

HÃY BẮT ĐẦU HÀNH ĐỘNG 

Một khi tất cả các thông tin này được thu thập, nó cần được ghi lại; Tiêu chuẩn định khá rõ ràng về nó. Nhưng nó nên được ghi nhận ở đâu ? 

Lựa chọn đầu tiên là tạo một tài liệu mới và tài liệu này sẽ là thứ mà tổ chức chứng nhận sẽ yêu cầu thay vì Sổ tay chất lượng. Ví dụ: Bảng phân tích bối cảnh tổ chức

Lựa chọn thứ hai là đưa các yêu cầu mới này vào Sổ tay chất lượng hiện có.

Điều này có thể rất thiết thực, vì Sổ tay chất lượng chứa một số yêu cầu cũ. Vì vậy bạn sẽ chỉ phải thêm phần có vấn đề bên trong và bên ngoài và các bên quan tâm. Một ưu điểm khác của phương pháp này là mọi người đều đã quen thuộc với Sổ tay chất lượng. Do đó, đây sẽ không phải là một thay đổi lớn trong cấu trúc tài liệu.

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng

Đánh giá quản lý thường xuyên là cần thiết để theo dõi các vấn đề bên trong hoặc bên ngoài của tổ chức. Khi bối cảnh nội bộ được hiểu, ban lãnh đạo có thể tiến hành phân tích bên (chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ) và SWOT (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, mối đe dọa) và thực sự hưởng lợi từ yêu cầu mới này, thay vì chỉ là đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn.

Thông tin được thu thập thông qua việc xác định bối cảnh có thể rất hữu ích.  Biết bối cảnh của tổ chức của bạn và ý kiến ​​của các bên quan tâm của bạn có thể giúp bạn cải thiện tổ chức của mình và làm cho nó thậm chí còn tốt hơn.

Nguồn tham khảo:

  • Viet Quality ( Website: vietquality.vn)
  • 9001 Academy

Xem thêm:

Quy trình chứng nhận ISO 9001:2015

Tìm hiểu tiêu chuẩn ISO 9001:215

– Blog về ISO 9001:2015

Recommended For You

1 Comment

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *