Chu trình PDCA là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. Để hiểu về quy trình PDCA và áp dụng trong QMS như thế nào để giúp doanh nghiệp tới gần hơn với mục tiêu của mình và đảm bảo cho sự cải tiến không ngừng. Hãy cùng G-GLOBAL tìm hiểu các nội dung trong bài viết dưới đây.
Khái niệm về PDCA
PDCA là cụm từ viết tắt của Plan – Do – Check – Act đại diện cho 4 công việc cần thực hiện một cách tuần tự, liên tục để đảm bảo việc quản lý đạt được hiệu quả tối ưu. Cụ thể:
- Plan: Lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện, thời gian và phương pháp đạt mục tiêu.
- Do: Đưa kế hoạch vào thực hiện.
- Check: Kiểm tra lại kế hoạch và kết quả thực hiện kế hoạch.
- Act: Dựa trên kết quả kiểm tra tiến hành thay đổi, cải tiến.
Chu trình PDCA với 4 bước được sắp xếp thành một vòng tuần hoàn khép kín (theo chiều kim đồng hồ) thể hiện rằng PDCA là một chu trình lặp đi lặp lại từ việc lên kế hoạch, thực hiện, đánh giá, thay đổi để tạo ra sự cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng trong một quá trình, hoạt động cụ thể của doanh nghiệp.
Ví dụ thực tế về quy trình PDCA
Để hiểu rõ hơn khái niệm chu trình PDCA và cách áp dụng trong công việc thực tế của doanh nghiệp như thế nào hãy cùng tham khảo ví dụ sau đây:
| Plan | Tổ chức một chương trình chăm sóc và đánh giá sự hài lòng của khách hàng.
Trong giai đoạn này doanh nghiệp cần đảm bảo một số vấn đề cơ bản : – Vấn đề chính cần giải quyết là gì? – Cần những nguồn lực nào? – Có những nguồn lực nào? – Giải pháp tốt nhất để khắc phục sự cố với các tài nguyên sẵn có là gì? – Điều kiện nào được xem là kế hoạch thành công? |
| Do | Triển khai chương trình theo kế hoạch đã thiết lập và xem xét trong giai đoạn trước. |
| Check | Đánh giá số lượng khách hàng đã chăm sóc, bao nhiêu khiếu nại được ghi nhận, bao nhiêu khiếu nại được xử lý, phản hồi của khách hàng sau khi chương trình kết thúc. |
| Act | Đánh giá, xem xét các kết quả đạt được của chương trình và tiến hành cải tiến các điểm còn thiếu sót ở chương trình lần này vào các chương trình về sau. |
Công dụng chính mà PDCA mang lại cho doanh nghiệp
Sau khi đã biết khái niệm PDCA là gì cùng với sự hoạt động của nó. Khả năng áp dụng của PDCA đối với thực tiễn ở mọi cấp độ hoặc mức độ đã góp phần vào sự phát triển của nó như là một trong những phương pháp cải tiến quy trình phổ biến. Tiếp sau đây, hãy ghi nhớ những công dụng mà phương pháp này mang lại cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Chu trình PDCA cung cấp cải tiến liên tục chính xác vì nó hoạt động theo cách có chu kỳ. Mỗi phần trong dự án hoặc hoạt động của doanh nghiệp sẽ trải qua cùng một giai đoạn nhiều lần, đảm bảo rằng các lỗi có thể được sửa chữa và thích ứng với nhu cầu và tình hình thực tế của công ty.
- PDCA không chỉ khuyến khích phát triển các thay đổi đột phá và đảm bảo cải thiện chất lượng cũng như hiệu suất, nó còn giúp quản lý thay đổi hiệu quả. Mô hình PDCA kết hợp những gì cần thay đổi theo phương pháp cải thiện liên tục.
- Một trong những công dụng chính của quy trình này là quản lý chất lượng. Vòng phản hồi liên tục của PDCA cho phép phân tích, đo lường và xác định các nguồn của các biến thể từ yêu cầu của khách hàng và cho phép thực hiện hành động khắc phục.
- Mô hình PDCA giúp người quản lý dự án duy trì quyền kiểm soát lớn hơn đối với một dự án nhất định theo nhiều cách.
- Phương pháp PDCA hướng tới quản lý hiệu suất tích hợp quản lý hiệu suất với hoạt động hàng ngày và góp phần cải thiện năng suất một cách lớn.
- Việc áp dụng chu trình PDCA giúp tổ chức trở nên nhanh nhẹn, cải thiện sự phối hợp giữa các quy trình khác nhau sẽ đẩy nhanh chu kỳ kinh doanh, tăng khả năng cạnh tranh của tổ chức.
Áp dụng quy trình PDCA vào Hệ thống quản lý chất lượng
Chu trình PDCA có thể giúp phân biệt một công ty với đối thủ cạnh tranh, đặc biệt là trong thế giới doanh nghiệp ngày nay, nơi mọi thứ có thể giúp họ hợp lý hóa quy trình của họ để giảm chi phí, tăng lợi nhuận và cải thiện sự hài lòng của khách hàng có thể mang lại lợi thế.
Một trong những ứng dụng phổ biến nhất của chu trình PDCA chính là tích hợp vào với QMS theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Cụ thể, quy trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng được gắn liền với điều khoản 4 – 10 của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được phân tích như sau:
Plan – Lập kế hoạch
Một kế hoạch dự án được xác định rõ ràng cung cấp cho doanh nghiệp một khung vận hành. Điều quan trọng, nó sẽ phản ánh sứ mệnh cũng như giá trị của tổ chức. Doanh nghiệp sẽ cần lên kế hoạch cho những gì cần phải làm trong giai đoạn đầu tiên này. Thông thường, các kế hoạch sẽ bao hàm các bước nhỏ và chi tiết bên trong, chính vì thế doanh nghiệp không phải lo việc không có kế hoạch phù hợp hay dễ bị thất bại.Tuy nhiên, cần chắc chắn rằng doanh nghiệp đã chuẩn bị những câu hỏi này trước khi chuyển sang giai đoạn kế tiếp. Những câu hỏi có thể như sau:
- Mấu chốt là vấn đề nào doanh nghiệp cần giải quyết?
- Doanh nghiệp cần chuẩn bị những tài nguyên gì?
- Doanh nghiệp hiện tại đang có những tài nguyên gì?
- Phương pháp tối ưu nhất cùng với tài nguyên sẵn có để doanh nghiệp có thể khắc phục sự cố là gì?
- Nếu kế hoạch thành công, vậy nó hướng đến mục đích gì?
Khi áp dụng chu trình PDCA vào QMS, doanh nghiệp cần phải đảm bảo việc lên kế hoạch được thực hiện đều đặn theo chu kỳ tối thiểu 1 năm/lần hoặc theo từng công việc cụ thể. Điều này đảm bảo cho kế hoạch luôn được cập nhập và phù hợp với bối cảnh của doanh nghiệp ở thời điểm thực hiện.
Trong chứng nhận iso 9001, việc thiết lập kế hoạch QMS được thực hiện trên cơ sở tuân thủ 4 điều khoản lớn sau đây:
| Điều khoản 4: Bối cảnh của tổ chức | – Tổ chức phải xác định các vấn đề bên ngoài và nội bộ liên quan đến mục đích và định hướng chiến lược của mình và ảnh hưởng đến khả năng của tổ chức trong việc đạt được các kết quả dự kiến của hệ thống QMS (4.1).
– Tổ chức phải theo dõi và xem xét nhu cầu cùng mong đợi của các bên quan tâm (4.2). – Từ đó, xác định ranh giới và khả năng áp dụng của hệ thống để thiết lập phạm vi của hệ thống QMS (4.3) cùng các quá trình QMS cần thiết (4.4). |
| Điều khoản 5: Sự lãnh đạo | – Lãnh đạo cao nhất phải chứng tỏ sự lãnh đạo và cam kết về việc áp dụng và vận hành QMS theo ISO 9001 (5.1).
– Xây dựng, thực hiện và duy trì chính sách chất lượng (5.2). – Đảm bảo rằng trách nhiệm và quyền hạn của các vị trí thích hợp được phân công, truyền đạt và hiểu rõ trong tổ chức (5.3). |
| Điều khoản 6: Hoạch định | – Tổ chức phải xem xét các vấn đề được đề cập ở 4.1 và các yêu cầu ở 4.2 để thiết lập những hành động giải quyết rủi ro/cơ hội (6.1).
– Thiết lập các mục tiêu chất lượng ở các cấp độ và bộ phận chức năng thích hợp và hoạch định hành động để đạt được mục tiêu đó (6.2). – Hoạch định sự thay đổi để đảm bảo tính toàn vẹn của hệ thống (6.3). |
| Điều khoản 7: Hỗ trợ. | – Xác định các nguồn lực cần thiết cho việc áp dụng, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống QMS (7.1).
– Xác định hoạt động trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài thích hợp với hệ thống (7.4). – Tạo lập và duy trì sự sẵn có của thông tin dưới dạng văn bản (7.5). |
Do – Thực hiện kế hoạch
Đây là bước mà kế hoạch sẽ được thực hiện hóa. Giai đoạn này có thể được phân chia thành ba phân đoạn, bao gồm đào tạo tất cả các nhân viên tham gia, quá trình thực hiện công việc và ghi lại những hiểu biết, hoặc dữ liệu để có thể đánh giá trong tương lai. Việc thực hiện kế hoạch có liên quan tới một phần thuộc điều khoản 7 và phần lớn là tập trung ở điều khoản 8, cụ thể:
Điều khoản 7.2: Năng lực.
Điều khoản 8: Thực hiện
- Hoạch định, thực hiện và kiểm soát việc thực hiện (8.1)
- Yêu cầu về sản phẩm/dịch vụ (8.2)
- Thiết kế, phát triển sản phẩm/dịch vụ (8.3)
- Kiểm soát các quá trình, sản phẩm/dịch vụ do bên ngoài cung cấp (8.4)
- Sản xuất và cung cấp sản phẩm/dịch vụ (8.5)
- Thông qua sản phẩm/dịch vụ (8.6)
Check – Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện
Khi có những dữ liệu thu thập, tổng hợp được từ khâu triển khai, thực hiện kế hoạch, doanh nghiệp cần phải thường xuyên đánh giá, kiểm tra hoạt động của QMS một cách tổng thể. Giai đoạn này rất quan trọng vì nó cho phép doanh nghiệp đánh giá giải pháp của mình và sửa đổi kế hoạch khi cần thiết. Kế hoạch có thực sự hiệu quả không? Nếu vậy, có bất kỳ trục trặc trong quá trình? Những bước nào có thể được cải thiện hoặc cần được loại bỏ khỏi các lần lặp lại trong tương lai? Hoạt động này được tiêu chuẩn ISO 9001 trình bày tới ở điều khoản 9: Đánh giá kết quả hoạt động với những nội dung như sau:
- Thực hiện theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng và những dữ liệu thu thập được (9.1)
- Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ (9.2)
- Xem xét của lãnh đạo (9.3)
Act – Hành động cải tiến
Cuối cùng, đã đến lúc hành động. Nếu tất cả đã đi theo kế hoạch, bây giờ bạn có thể thực hiện kế hoạch đã thử và thử nghiệm của mình. Quá trình mới này bây giờ trở thành cơ sở của bạn cho các lần lặp PDCA trong tương lai. Khi các lỗi trong quá khứ đã được xác định và tính toán, chu trình PDCA có thể được xác định lại và lặp lại một lần nữa trong tương lai. Việc cải tiến trong tiêu chuẩn ISO 9001 được mô tả tập trung qua các điều khoản sau:
- Sự không phù hợp cùng hành động khắc phục (10.2)
- Cải tiến liên tục (10.3).
Hy vọng với những chia sẻ của GOODVN trên đây, doanh nghiệp đã nắm được khái niệm PDCA là gì? Cũng như nắm rõ được các bước triển khai cụ thể khi áp dụng quy trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
Chungnhanquocte.com – G-GLOBAL: Chúng tôi là tổ chức chứng nhận được Bộ Khoa học Công nghệ chỉ định. Chúng tôi cùng với các tổ chức chứng nhận khác cam kết:
Liên hệ ngay để được hỗ trợ tốt nhất:
VĂN PHÒNG TƯ VẤN CHỨNG NHẬN QUỐC TẾ G-GLOBAL
Văn phòng Hà Nội: Tầng 7 Tòa nhà HLT Số 23 Ngõ 37/2 Dịch Vọng Cầu Giấy Hà Nội
Văn phòng Đà Nẵng: 73 Lý Thái Tông, Phường Thanh Khê Tây, Quận Thanh Khê, Đà Nẵng
Văn phòng HCM: Tòa nhà PLS, 282 Chu Văn An, Phường 26, Bình Thạnh, TP.HCM
Hotline: 0985.422.225
Email: info@ggobal.vn
Website: https://chungnhanquocte.com/ – https://gglobal.vn/
