13 Bước xây dựng ISO 14001 cho Doanh nghiệp

Xây dựng ISO 14001 đang là chủ đề được quan tâm đối với các Doanh nghiệp hiện nay. Đặc biệt là các Doanh nghiệp liên quan nhiều tới môi trường. Trước hết chúng ta sẽ tìm hiểu qua về ISO 14001 để có thể xây dựng tốt ISO 14001

ISO 14001 có tên đầy đủ là Hệ thống quản lý môi trường . ISO 14001 là tiêu chuẩn cốt lõi nhất trong Bộ tiêu chuẩn ISO 14001. Tiêu chuẩn đưa ra rất nhiều yêu cầu cho hệ thống quản lý môi trường của Doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn ISO 14001:2015 đồng thời hướng dẫn để có được môi hệ thống quản lý môi trường tốt và giải quyết những khía cạnh quản lý môi trường đặc biệt.

Tuy nhiên việc xây dựng ISO 14001:2015 vào thực tế là một công việc khá khó khăn. Đặc biệt là đối với những doanh nghiệp bắt đầu tìm hiểu về ISO 14001. Do vậy, Doanh nghiệp cần nắm được các bước thực hiện tiêu chuẩn ISO 14001. Đầu tiên Doanh nghiệp cần phải hiểu: ISO 14001 là gì ? Các yêu cầu của nó ra sao ?

  CÁC YÊU CẦU CỦA TIÊU CHUẨN ISO 14001  

Để triển khai được ISO 14001, Doanh nghiệp phải biết được các điều khoản của chúng. Các điều khoản này đề cập tới nội dung nào ? Yêu cầu trong các điều khoản đó ra sao. Như vậy, Doanh nghiệp mới có thể có cách xây dựng ISO 14001 tốt nhất.

CÁC ĐIỀU KHOẢN CỦA ISO 14001

ISO 14001: 2015 có 10 điều khoản. Các yêu cầu của ISO 14001 được đề cập từ Điều khoản 4 đến Điều khoản 10. Chi tiết như sau:

Điều khoản 1. Phạm vi áp dụng
Điều khoản 2. Tài liệu viện dẫn
Điều khoản 3. Thuật ngữ và định nghĩa
Điều khoản 4. Bối cảnh của tổ chức
Điều khoản 5. Sự lãnh đạo
Điều khoản 6. Hoạch định
Điều khoản 7. Hỗ trợ
Điều khoản 8. Thực hiện
Điều khoản 9. Đánh giá kết quả hoạt động
Điều khoản 10. Cải tiến

Trong từng điều khoản này, ISO 14001 sẽ đưa ra các yêu cầu về việc quản lý môi trường. Doanh nghiệp cần đọc và tìm hiểu các yêu cầu này. Bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn về cấu trúc của ISO 14001 tại bài viết:

YÊU CẦU TRONG ĐIỀU KHOẢN TIÊU CHUẨN ISO 14001

Để tìm hiểu hết các yêu cầu trong ISO 14001, chúng ta cần rất nhiều thời gian và thông tin. Đôi khi là kinh nghiệm trong việc áp dụng và xây dựng ISO 14001 trước đó. Việc tìm hiểu về ISO 14001 có thể thông qua thông tin được thu thập từ Internet. Nhưng cũng rất nhiều Doanh nghiệp đã thuê 01 đơn vị tư vấn, đào tạo về ISO 14001. Đây là cách thức nhanh nhất để có thể hiểu được yêu cầu trong ISO 14001.

Ví dụ dưới đây sẽ cho doanh nghiệp thấy được các yêu cầu của ISO 14001, hiểu nó và cách đáp ứng chúng ra sao.

YÊU CẦU CỦA TIÊU CHUẨN

Trong Điều khoản 8. Thực hiện. Mục 8.1 Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện có yêu cầu:
“Tổ chức phải thiết lập, thực hiện, kiểm soát và duy trì các quá trình cần thiết để đáp ứng các yêu cầu của hệ thống quản lý môi trường và thực hiện các hành động được nhận biết tại 6.1 và 6.2”

HIỂU CHÚNG RA SAO 

Chúng ta cần hiểu nội dung này như sau:

Thiết lập là xây dựng một điều gì đó để đạt được mục tiêu. Ví dụ như thiết lập quá trình. Thiết lập các quá trình nghĩa là xây dựng một chuỗi hoạt động cho các công việc nhằm đảm bảo rằng quá trình luôn hoạt động để tạo ra một kết quả nào đó.
Thực hiện có nghĩa là làm theo những gì đã xây dựng trước đó. Ví dụ thực hiện theo quá trình.

Kiểm soát là thực hiện các hành động để làm cho một thiết bị, hệ thống, quá trình, … hoạt động theo đúng yêu cầu bạn đã thiết lập. Đồng thời xem xét để phát hiện, ngăn chặn những gì trái với những điều đã được thiết lập trước đó. Ví dụ: kiểm soát xem máy móc có vận hành đúng hay không ?
Duy trì là giữ một quy trình, mục tiêu … luôn trong tình trạng đúng với thiết lập ban đầu.

Mục đích của điều khoản 8.1 – Hoạch định và kiểm soát vận hành là để đảm bảo rằng các khía cạnh môi trường được coi là có ý nghĩa (như được xác định trước đó trong Điều 6.1.2) được kiểm soát ở mức độ mà các mục tiêu và chỉ tiêu có thể đạt được.

Công việc sẽ phải làm là:

Như vậy, Thiết lập, thực hiện, kiểm soát và duy trì các quá trình cần thiết nghĩa bạn phải xây dựng các chương trình, quá trình, công việc liên quan đến các khía cạnh môi trường có nghĩa mà bạn đã xác định trong điều khoản 6.1 và 6.2. Sau đó thực hiện các quá trình, công việc này trên thực tế. Có 01 cơ chế kiểm soát để đảm bảo rằng các quá trình luôn hoạt động như dự kiến và luôn tạo ra kết quả mong đợi.

CÁCH ĐÁP ỨNG YÊU CẦU

Để đáp ứng yêu cầu này, trước hết bạn phải xem là bạn có bao nhiêu khía cạnh môi trường cần kiểm soát. Doanh nghiệp có bao nhiêu mục tiêu môi trường cần kiểm soát.

Từ đó, Doanh nghiệp cần xây dựng các quy trình để kiểm soát các vấn đề đó. Xây dựng 01 cơ chế kiểm soát, giám sát để có thể đạt được mục tiêu. Cụ thể:

  • Đầu tiên là xác định tiêu chí đầu vào của quá trình như nguyên liệu, tiêu chuẩn kỹ thuật là gì?

    Ví dụ: Quá trình xử lý nước thải đầu vào là nước thải. Thông số kỹ thuật nước thải là gì (pH, hàm lượng hữu cơ hoà tan, hàm lượng kim loại nặng …)

  • Xác định phương pháp thực hiện hay là quy trình thực hiện và các tiêu chí cần kiểm soát trong suốt quá trình vận hành.

    Ví dụ: Quy trình vận hành hệ thống xử lý nước thải. Yêu cầu về các chỉ tiêu nước thải.

  • Xác định thiết bị sử dụng, các yếu tố cần thiết cho quá trình.

    Ví dụ: Hệ thống xử lý nước thải; Con người thực hiện quá trình cần năng lực gì ?

  • Chỉ số đo lường của quá trình là gì

    Ví dụ năng suất của hệ thống xử lý nước thải 500 m3 ngày/đêm.

  • Kết quả đầu ra mong muốn quá trình là gì.

    Ví dụ: Chỉ tiêu nước thải sau xử lý đạt tiêu chuẩn A, B, C

Như vậy, đề chứng minh được việc mình đáp ứng Yêu cầu của Điều khoản 8.1 trên. Doanh nghiệp cần có các quy trình được viết ra. Các quy trình này phải kiểm soát được các khía cạnh môi trường đã đặt ra. Phải có bằng chứng ghi chép về việc thực hiện nó; giám sát việc vận hành nó và ghi chép về kết quả đầu ra. Mục tiêu để đảm bảo các khía cạnh môi trường được kiểm soát.

  ĐỐI TƯỢNG CẦN ÁP DỤNG VÀ XÂY DỰNG ISO 14001  

Hệ thống quản lý môi trường ISO 14000 hướng tới mọi loại hình tổ chức: kinh doanh, trường học, bệnh viện, các tổ chức phi lợi nhuận… có mong muốn thực hiện hoặc cải tiến hệ thống quản lý môi trường của mình. Tiêu chuẩn này có thể áp dụng được tại các tổ chức sản xuất và dịch vụ, với các tổ chức kinh doanh cũng như phi lợi nhuận.

 02 CÁCH ĐỀ ÁP DỤNG ĐƯỢC TIÊU CHUẨN ISO 14001  

Để Doanh nghiệp có thể áp dụng và xây dựng ISO 14001 thành công. Doanh nghiệp 02 cách lựa chọn để triển khai áp dụng.

Cách thứ nhất, Doanh nghiệp sẽ tự mình tìm hiểu để áp dụng và xây dựng ISO 14001

Doanh nghiệp có thể tự mình tìm hiểu về tiêu chuẩn ISO 14001; tìm hiểu về cách áp dụng và xây dựng ISO 14001; kế hoạch triển khai ISO hoặc là bất kỳ một thông tin nào.
Để thực hiện được việc này; Doanh nghiệp phải có những điều kiện như:

1./ Nhân sự có kinh nghiệm về xây dựng áp dụng ISO./
2./ Lãnh đạo quyết tâm và phải hiểu về ISO./
3./ Sự tham gia của tất cả mọi người trong việc xây dựng và áp dụng ISO./
4./ Doanh nghiệp phải có người đào tạo được về ISO./.
5./ Nguồn lực, thời gian, chi phí phải được cung cấp.

Việc tự mình tìm hiểu áp dụng và xây dựng ISO 14001 sẽ có những lợi ích và khó khăn nhất định.
Tuy nhiên trên thực tế, việc Doanh nghiệp tự áp dụng đang là một bài toán không dễ dàng.

Cách thứ 2, Doanh nghiệp thuê 01 đơn vị tư vấn ISO để hỗ trợ xây dựng và áp dụng ISO.

Để giải quyết các khó khăn khi tự mình áp dụng và xây dựng ISO 14001. Doanh nghiệp có thể thuê 01 đơn vị tư vấn ISO phù hợp. Việc thuê đơn vị tư vấn sẽ giúp Doanh nghiệp tận dụng được kinh nghiệm, hiểu biết của tổ chức tư vấn. Qua đó Doanh nghiệp không mất quá nhiều thời gian tự tìm hiểu. Và sẽ loại trừ được một số khó khăn nhất định.

Điều cần làm là Doanh nghiệp sẽ lựa chọn tổ chức nào là phù hợp nhất với mình ?

  CÁC BƯỚC THỰC HIỆN ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 14001:2015  

Nếu tổ chức của bạn muốn thực hiện ISO 14001 và được chứng nhận cho một hệ thống quản lý môi trường (Viết tắt tên tiếng anh: EMS) . Dựa trên tiêu chuẩn, bạn có thể bị choáng ngợp bởi việc tìm ra nơi để bắt đầu. Để giúp bạn thực hiện nhiệm vụ này, sau đây là tổng quan về 13 bước cần thiết để đảm bảo rằng không có gì bị bỏ qua trong quá trình triển khai áp dụng và xây dựng ISO 14001 đến lúc đạt được chứng nhận ISO 14001:

Bước 1 Xây dựng ISO 140011) Chuẩn bị và lập kế hoạch tiến hành dự án.

  • Thành lập ban chỉ đạo dự án, bổ nhiệm đại diện lãnh đạo về môi trường.
  • Trang bị cho ban lãnh đạo về kiến thức cơ bản của môi trường và quản lý môi trường theoISO 14001, mục đích của ISO 14001, lợi ích của việc thực hiện ISO 14001.
  • Thực hiện đánh giá ban đầu về môi trường
  • Lập kế hoạch hành động
  • Xây dựng chính sách môi trường và cam kết của lãnh đạo, tuyên bố cam kế này với toàn thể cán bộ, nhân viên trong công ty
  • Phân tích và xem xét những khía cạnh môi trường và những ảnh hưởng của chúng, so sánh với các điều khoản luật hiện hành và những yêu cầu khác có liên quan.
  • Đặt ra những mục tiêu, chỉ tiêu và các chương trình quản lý môi trường.

Bước 2 Xây dựng ISO 140012) Xác định yêu cầu pháp lý

Đảm bảo rằng bạn đã xác định các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác cho EMS của bạn. Đây là một bước quan trọng để đảm bảo việc thực hiện của bạn thành công và đúng quy định pháp luật.

3) Xác định phạm vi EMS

Để đảm bảo bạn biết giới hạn của những gì cần phải làm, bạn cần phải xác định phạm vi của EMS. . Các công cụ chính để xác định phạm vi là  chính sách môi trường và các khía cạnh môi trường (sự tương tác giữa bạn với môi trường); đây là những tài liệu đầu tiên bạn cần tạo cho EMS.

Bước 4 Xây dựng ISO 140014) Xác định quy trình và tài liệu của hệ thống quản lý môi trường

Bao gồm các quy trình, thủ tục, hướng dẫn, biểu mẫu… Các tài liệu này sẽ đảm bảo kiểm soát hiệu quả khi ngăn ngừa các tác động tiêu cực về môi trường và để đáp ứng các tình huống khẩn cấp.

5) Thực hiện các thủ tục và quy trình EMS vào thực tế

Doanh nghiệp cần triển khai các thủ tục, quy trình, biểu mẫu ghi chép vào thực tế. Chẳng hạn như việc theo dõi chất thải của Doanh nghiệp. Việc ghi chép này để ngăn ngừa thiệt hại về môi trường theo mục tiêu ban đầu đề ra.

Đây là công việc thể hiện việc chúng ta xây dựng Hệ thống tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 14001 có thành công hay không

Bước 6 Xây dựng ISO 140016) Thực hiện đào tạo liên tục

Nhân viên nên được đào tạo về ISO 14001 và tại sao bạn làm việc này, ngoài việc đào tạo cho bất kỳ thay đổi nào đối với các quá trình họ tham gia. Điều quan trọng là mọi người trong tổ chức của bạn biết bạn là gì và họ làm gì trong việc quản lý môi trường. Và làm thế nào là đúng.

Việc đào tạo, hướng dẫn nên diễn ra thường xuyên. Nó bao gồm cả việc đào tạo ghi chép các biểu mẫu.

Bước 7 Xây dựng ISO 140017) Chọn một tổ chức chứng nhận

Cơ quan chứng nhận là công ty cuối cùng sẽ đến kiểm tra các quy trình EMS để tuân thủ các yêu cầu ISO 14001, cũng như liệu hệ thống có hiệu quả và cải tiến hay không. Cách tốt nhất là lựa chọn một tổ chức chứng nhận để chứng nhận ISO cho công ty của bạn. Vì đây có thể là bước rất quan trọng chứng minh việc bạn thực hiện hiệu quả.

8) Vận hành EMS; đo lường và lưu giữ hồ sơ

Đây là khi bạn thu thập các hồ sơ sẽ được yêu cầu trong quá trình kiểm soát để cho thấy rằng quy trình của bạn đáp ứng các yêu cầu đặt ra cho chúng. Các hồ sơ cũng cho thấy rằng các quy trình có hiệu quả và những cải tiến đang được thực hiện trong EMS khi cần thiết. Các tổ chức chứng nhận sẽ xác định một thời gian nhất định để điều này xảy ra để đảm bảo rằng hệ thống đã trưởng thành đủ để chứng tỏ sự tuân thủ.

9) Thực hiện kiểm soát nội bộ

Cơ quan chứng nhận sẽ muốn bạn kiểm tra từng quy trình bên trong trước khi họ tiến hành chứng nhận. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một cơ hội để đảm bảo rằng các quy trình đang làm những gì bạn đã lên kế hoạch, và nếu không, bạn sẽ có cơ hội để khắc phục bất kỳ vấn đề nào mà bạn tìm thấy.

Bước 10 xây dựng ISO 1400110) Thực hiện tự đánh giá thường xuyên

Việc tự đánh giá để đảm bảo rằng các quy trình có nguồn lực đầy đủ để có hiệu quả và cải tiến Lãnh đạo cần xem xét dữ liệu cụ thể từ các hoạt động của EMS và phản ứng với các dữ liệu đó một cách hợp lý. Từ đó có những thay đổi thích hợp.

11) Thực hiện hành động khắc phụcbước 11 xây dựng iso 14001

Để khắc phục các điểm yếu và cải tiến hệ thống. Doanh nghiệp cần phải sử dụng “hành động khắc phục” để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của bất kỳ vấn đề nào. Sau đó thực hiện hành động để khắc phục nguyên nhân gốc rễ đó. Những vấn đề này có thể được xác định trong quá trình đo lường của bạn, đánh giá nội bộ và xem xét thường xuyên.

bước 12 xây dựng iso 1400112) Đánh giá chứng nhận – Giai đoạn 1

Tại đây,  tổ chức chứng nhận sẽ xem xét tài liệu của bạn để xác minh rằng bạn đã đáp ứng tất cả các yêu cầu cần thiết của tiêu chuẩn ISO 14001. Chuyên gia đánh giá sẽ đưa ra một báo cáo vạch ra các thủ tục cần tuân thủ và ở đâu có vấn đề, để bạn có cơ hội thực hiện bất kỳ hành động khắc phục nào để giải quyết các vấn đề. 

13) Đánh giá chứng nhận – Giai đoạn 2

Bước 13 xây dựng iso 14001Trong đợt đánh giá chính này, chuyên gia đánh giá của tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá tại chỗ để xem xét hồ sơ bạn đã lưu trữ bằng cách vận hành các quy trình EMS. Bao gồm hồ sơ đánh giá nội bộ, và hành động khắc phục.

Sau cuộc đánh giá, được thực hiện trong vài ngày, chuyên gia sẽ đưa ra một báo cáo chi tiết các phát hiện. Đánh giá hệ thống của doanh nghiệp có hiệu quả và tuân thủ các yêu cầu ISO 14001. Các chuyên gia đánh giá cũng sẽ đưa ra một khuyến nghị chứng nhận nếu bạn đáp ứng tất cả các yêu cầu. Tuy nhiên, nếu bạn có bất kỳ sự không tuân thủ lớn nào thì bạn cần phải giải quyết hành động khắc phục cho những vấn đề này trước khi chứng nhận có thể được đề nghị.

Một kế hoạch tốt sẽ giúp ích rất nhiều khi bạn làm việc để thực hiện và chứng nhận EMS theo ISO 14001, vì vậy hãy dành thời gian để lên kế hoạch và biết bạn cần những nguồn gì – điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nguồn lực sau này.

  CÁC KHÓ KHĂN KHI XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN ISO 14001:2015  

Việc áp dụng ISO được thừa nhận và đã chứng tỏ trên thực tế về khả năng mang lại những lợi ích cho các Doanh nghiệp. Mặc dù vậy, không phải Doanh nghiệp nào cũng thành công trong việc áp dụng và xây dựng ISO 14001. Khi doanh nghiệp gặp phải một số khó khăn nhất định. Các khó khăn này có thể ở nhiều điểm khách nhau. Nhưng đặc biệt ở một số khó khăn sau:

Thiếu sự tham gia đầy đủ của toàn tổ chức

Việc xây dựng theo tiêu chuẩn ISO bắt đầu từ lãnh đạo của tổ chức. Tuy nhiên, để áp dụng và xây dựng ISO 14001 thành công, cần có sự tham gia đầy đủ của tất cả mọi người. Bao gồm: lãnh đạo, quản lý, thành viên Ban ISO và nhân viên.
Nguyên nhân đầu tiên của vấn đề này là sự thiếu đầy đủ và rõ ràng trong việc xác định vai trò, vị trí và trách nhiệm của các bộ phận, thành viên trong triển khai thực hiện.
Thứ hai, triển khai ISO ban đầu sẽ dẫn tới sự thay đổi của quy trình làm việc, tác phong làm việc…. Tuy nhiên việc chuẩn bị cho thay đổi này thường không tốt. Không có hướng dẫn, có sự chuyển biến linh hoạt. Dẫn tới kém hiệu quả, nhân viên không tuân thủ.

Hệ thống quản lý được xây dựng không thích hợp

Doanh nghiệp cố gắng xây dựng các quy trình, tuy nhiên các quy trình này lại không được xây dựng dựa trên thực tế doanh nghiệp. Điều này dẫn tới sự không phù hợp khi triển khai vào thực tế.
Đây là một trong những điểm lưu ý đặc biệt khi triển khai áp dụng ISO. Nó cũng là khó khăn hay gặp nhất của doanh nghiệp.

ISO không giúp cải thiện hiệu quả hoạt động

Doanh nghiệp khi triển khai áp dụng một ISO bao giờ cũng trông đợi một sự cải tiến trong kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, sau khi ISO đã được xây dựng và áp dụng, không phải tổ chức nào cũng có được những kết quả mong muốn.
Để đảm bảo hiệu quả thực sự, Doanh nghiệp cần phải xây dựng ISO từ chính nhu cầu và mục tiêu thực tế của Doanh nghiệp. Không phải là việc: mình đang làm gì – viết ra quy trình như vậy – thực hiện nó là được.

Câu hỏi đặt ra là: Nếu công việc bạn đang làm là một công việc thực sự không hiệu quả ?

Trên đây là các thông tin liên quan đến việc triển khai và áp dụng ISO 14001:2015. Có thể những nội dung trên chưa đầy đủ, nhưng có thể sẽ giúp phần nào Doanh nghiệp hiểu cơ bản các triển khai ISO 14001.

Doanh nghiệp muốn biết thêm về tiêu chuẩn ISO 14001 và các vấn đề liên quan có thể liên hệ với chúng tôi.

VĂN PHÒNG CHỨNG NHẬN QUỐC TẾ – ISOCERT

Văn phòng Hà Nội: Tòa nhà HLT – Khu đô thị Dịch Vọng – Q. Cầu Giấy  – Hà Nội
Văn phòng Sài Gòn: 65/270 Phan Đình Phùng – Q. Phú Nhuận – Tp. Hồ Chí Minh
Website: https://chungnhanquocte.com
Hotline: 0985.422.225 – 0963.831.555
Email: chungnhanisocert@gmail.com

Recommended For You

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *