Quy trình PDCA được duy trì qua tất cả các hoạt động sản xuất, kinh doanh của Doanh nghiệp. Quy trình PDCA giúp cải tiến liên tục các quá trình, sản phẩm và dịch vụ của Doanh nghiệp. Với mục tiêu: hạn chế – loại trừ các sai lỗi lặp lại và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Quy trình PDCA là quy trình động bao gồm 4 quá trình tuần hoàn lặp đi lặp lại. Bao gồm: Plan = “Kế hoạch”, D = Do “thực hiện”, C = Check “đánh giá” và A = Act “Cải tiến”. Và cứ liên tục theo P→D→C→A → P … Lặp lại bốn giai đoạn này là rất quan trọng để liên tục cải thiện hoạt động của Doanh nghiệp. Vậy cụ thể cách xây dựng quy trình PDCA như thế nào, chungnhanquocte.com sẽ mang đến câu trả lời cho bạn tại nội dung dưới đây:
Bài viết dưới đây liên quan đến việc xây dựng tiêu chuẩn ISO 9001 theo PDCA. Dựa trên quan điểm thúc đẩy xác định hệ thống các quá trình và xác định các mối tương tác giữa các quá trình theo quy trình PDCA.
ĐÁNH GIÁ TỔNG QUAN VAI TRÒ CỦA QUY TRÌNH PDCA
PDCA có thể được thực hiện trong mỗi quá trình khi Doanh nghiệp. Nó giúp Doanh nghiệp chứng minh khả năng cung cấp ổn định sản phẩm-dịch vụ. Và nâng cao sự thoả mãn của khách hàng, đáp ứng yêu cầu luật định và các yêu cầu liên quan. Từ đó Doanh nghiệp có thể nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
KHÁI NIỆM QUY TRÌNH PDCA
Quy trình PDCA được phát triển và phổ biến bởi Walter Shewhart và Edward Deming vào những năm 1950. Quy trình PDCA là cơ sở quan trọng hình thành nên tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001 và các khái niệm quản lý chất lượng toàn diện (TQM) ngày nay. Theo đó Quy trình PDCA bao gồm các giai đoạn riêng biệt và tuần tự. Cụ thể: (Plan) Lập kế hoạch, (Do) Thực hiện, (Check) Kiểm tra và (Act) Hành động. Các giai đoạn này được giải thích như sau:
- Plan – Lập kế hoạch: Doanh nghiệp cần xác định các vấn đề và lập kế hoạch giải quyết chúng.
- Do – Thực hiện: Sau khi lập kế hoạch, bạn phải hiện thực hóa kế hoạch – đặt lời nói thành hành động.
- Check– Kiểm tra: Giám sát và đo lường kết quả thủ được thu được từ quá trình thực hiện. Sau đó phân tích và đánh giá liệu mục tiêu đã lập kế hoạch có đạt được hay không ?
- Act – Hành động: Kết quả của hoạt động giám sát đo lường cho phép doanh nghiệp đánh giá 1 cách đúng đắn về hiệu quả hoạt động. Sau đó đưa ra khuyến nghị cho quy trình hoạt động mới trong tương lai. Quy trình được cải tiến tại đây trở thành tiêu chuẩn mới để phát triển. Nếu quá trình hoạt động không hiệu quả. Doanh nghiệp cần tìm ra phương án giải quyết các vấn đề tồn động. Sau tất cả các bước, Doanh nghiệp có thể tiếp tục quy trình để cải tiến liên tục các quá trình đã được hoạch định.
ÁP DỤNG PCDA KHI NÀO ?
Cơ sở nguyên tắc của quy trình PDCA được áp dụng xuyên suốt trong mọi hoạt động. Nó ở từng khâu trong hệ thống quản trị, sản xuất, kinh doanh của DN. Điều tuyệt vời là PDCA có thể áp dụng trong tất cả loại hình sản xuất, kinh doanh dịch vụ. Nó không phụ thuộc vào quy mô, phạm vi, địa lý của Doanh nghiệp. Quy trình PDCA giúp các Doanh nghiệp thoát khỏi tình trạng trì trệ và chuyển sang hệ thống cải tiến liên tục. Vậy khi nào một Doanh nghiệp nên áp dụng chi trình PDCA ?
- Quy trình PDCA nên sử dụng khi:
- Doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi và cải tiến liên tục;
- Doanh nghiệp có nhu cầu cải tiến quy trình, dịch vụ, sản phẩm;
- Doanh nghiệp có nhu cầu cắt giảm, tránh lãnh phí, điều chỉnh các giải pháp;
- Doanh nghiệp có nhu cầu kiểm soát dự án, khảo nghiệm mới;
- Doanh nghiệp có nhu cầu áp dụng các hệ thống quản lý…
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001 ĐƯỢC XÂY DỰNG NHƯ THẾ NÀO THEO QUY TRÌNH PDCA?
Cấu trúc của các hệ thống quản lý hiện nay đều được được xây dựng dựa trên quy trình PDCA. Tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 không phải là ngoại lệ. Tương ứng với mỗi quá trình P – D – C – A các điều khoản của ISO 9001 được diễn giải như sau:
Plan – Lập kế hoạch
- Bắt đầu với việc xác định bối cảnh của tổ chức, thấu hiểu nhu cầu, mong đợi của các bên quan tâm có liên quan và các vấn đề ảnh hưởng đến khả năng đạt được kết quả mong đợi của HTQLCL (4.1& 4.2).
- Sau đó, Doanh nghiệp xác định phạm vi của HTQLCL (4.3) và các quá trình và sự tương tác các quá trình trong hệ thống (4.3).
- Tiếp theo, thông qua việc xác định quyền hạn trách nhiệm và chính sách chất lượng để tập trung, định hướng tổ chức (5.1; 5.2; 5.3).
- Doanh nghiệp cần xác định các rủi ro và cơ hội có thể ảnh hưởng đến kết quả đầu ra dự định để đề ra các hành động giải quyết (6.1)
- Hoạch định kế hoạch đạt được mục tiêu tại các cấp bộ phận (6.2) và các thay đổi để hỗ trợ cải tiến liên tục (6.3).
- Xác định và cách thức cần thiết cung cấp nguồn lực (7.1; 7.2) để thiết lập, duy trì và cải tiến HTQL là bước tiếp theo Doanh nghiệp cần thực hiện.
- Dựa vào cơ sở tư duy dựa trên rủi ro, yêu cầu của tiêu chuẩn, mức độ phức tạp của các quá trình, Doanh nghiệp văn bản hoá các quá trình, tiêu chí, trách nhiệm bằng: biểu đồ, lưu đồ, đồ hoạ, văn bản, phương tiện nghe nhìn v.v… (7.5)
Chú ý: Để lập kế hoạch tốt Plan, Doanh nghiệp nên kết hợp giữa các câu hỏi WH– H:
- Vấn đề cốt lõi cần giải quyết là gì ?
- Doanh nghiệp cần thông tin gì đề tìm hiểu vấn đề và giải quyết nguyên nhân gốc rễ ?
- Giải pháp xử lý vấn đề có khả thi để thực hiện không ?
- Doanh nghiệp cần những nguồn lực nào để thực hiện giải pháp ?
- Doanh nghiệp có những nguồn lực nào để thực hiện giải pháp ?
- Hiệu quả xử lý vấn đề sẽ được đo đếm như thế nào ?
Do – Thực hiện
Tuân thủ nguyên tắc tiếp cận theo quá trình, để đáp ứng các yêu cầu cung cấp sản phẩm – dịch vụ. Sau đó thực hiện các hành động giải quyết rủi ro cơ hội đã xác định. Doanh nghiệp phải:
- Xác định và xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm- dịch vụ (8.2);
- Xem xét và kiểm soát các thiết kế phát triển sản phẩm và dịch vụ, bao gồm cả sự thay đổi (8.3);
- Xác định và thực hiện các biện pháp và kiểm soát đảm bảo các quá trình, sản phẩm dịch vụ bên ngoài cung cấp (8.4);
- Xác định và kiểm soát hoạt động sản xuất và cung cấp, bàn giao sản phẩm và dịch vụ (8.5 & 8.6);
- Giải quyết sản phẩm và dịch vụ không phù hợp (8.7).
Chú ý: Để thực hiện tốt Do, Doanh nghiệp nên kết hợp giữa các câu hỏi WH– H:
- Các yêu cầu nào là cần thiết đối với sản phẩm- dịch vụ ?
- Quá trình của Doanh nghiệp cần có những chuẩn mực nào ?
- Tiêu chí cho việc chấp nhận, thông qua sản phẩm vào dịch vụ ?
- Nguồn lực gì cần cung cấp để đạt được các yêu cầu ?
- Nguồn lực gì để kiểm soát các quá trình, sản phẩm ?
Check – Kiểm tra
- Doanh nghiệp phải theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá kết quả hoạt động, tính hiệu lực và sự thoả mãn của khách hàng (9.1) để đảm bảo sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các yêu cầu như đã hoạch định.
- Đánh giá nội bộ (9.2) là cách thức để đánh giá tính hiệu lực và hiệu quả của HTQLCL
- Hoạt động Xem xét của Lãnh đạo (9.3) đánh giá tất cả các dữ liệu thu thập được để đưa ra các quyết định và hành động cải tiến, giải quyết các vấn đề.
Chú ý: Để đo lường, đánh giá tốt Check, Doanh nghiệp nên kết hợp giữa các câu hỏi WH– H:
- Những gì phải theo theo dõi, đo lường ? ( hành động xử lý các rủi ro cơ hội, kết quả hoạt động, sự thoả mãn của khách hàng, hiệu lực, hiệu quả của các quá trình, sự phù hợp của sản phẩm- dịch vụ…)
- Phương pháp theo dõi và đo lường phân tích như thế nào ?
- Khi nào phải thực hiện theo dõi, đo lường ?
- Khi nào phải xem xét, đánh giá các số liệu từ hoạt động theo dõi đo lường…?
Act – Cải tiến
- Cải tiến (10.1&10.3) là hành động cần thiết để giải quyết bất cứ vấn đề nào được tìm thấy trong quá trình theo dõi, đo lường “Check”.
- (10.2) Các hoạt động giải quyết sự không phù hợp và hành động khắc phục để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp thực tế/ tiềm ẩn. Tại đây, ACT như là bước tiếp theo đặt nền móng cho một vòng quay quy trình PDCA ở mức độ lớn và các yêu cầu cao hơn.
Chú ý: Để cải tiến tốt Act, Doanh nghiệp nên kết hợp giữa các câu hỏi WH– H:
- Nhu cầu, mong đợi hiện tại đối với sản phẩm, dịch vụ là gì ?
- Nhu cầu, mong đợi tương tai đối với sản phẩm, dịch vụ là gì ?
- Phân tích, Khắc phục, phòng ngừa, giảm thiểu, loại bỏ các ảnh hưởng sự không phù hợp như thế nào ?
- Phương thức xem xét tính hiệu quả, hiệu lực của các hàonh động khắc phục ?
- Phương thức cải tiến hiệu quả, hiệu lực của HTQLCL?
- …
Mục tiêu của việc áp dụng quy trình PDCA ISO 9001 như là một công cụ để phòng ngừa rủi ro – tận dụng cơ hội, để hướng tới sự cải tiến, tiếp kiệm thời gian và tiền bạc cho Doanh nghiệp. Bởi vậy, chỉ thông qua hoạt động cải tiến, Doanh nghiệp mới có thể tồn tại và phát triển trên thị trường ngày càng cạnh tranh và khốc liệt.
Liên hệ ngay để được hỗ trợ tốt nhất:
VĂN PHÒNG TƯ VẤN CHỨNG NHẬN QUỐC TẾ G-GLOBAL
Văn phòng Hà Nội: Tầng 7 Tòa nhà HLT Số 23 Ngõ 37/2 Dịch Vọng Cầu Giấy Hà Nội
Văn phòng Đà Nẵng: 73 Lý Thái Tông, Phường Thanh Khê Tây, Quận Thanh Khê, Đà Nẵng
Văn phòng HCM: Tòa nhà PLS, 282 Chu Văn An, Phường 26, Bình Thạnh, TP.HCM
Hotline: 0985.422.225
Email: info@ggobal.vn
Website: https://chungnhanquocte.com/ – https://gglobal.vn/
