Nếu tổ chức của bạn muốn thực hiện ISO 14001 , và được chứng nhận cho một hệ thống quản lý môi trường (Viết tắt tên tiếng anh: EMS) dựa trên tiêu chuẩn, bạn có thể bị choáng ngợp bởi việc tìm ra nơi để bắt đầu. Để giúp bạn thực hiện nhiệm vụ này, sau đây là tổng quan về 13 bước cần thiết để đảm bảo rằng không có gì bị bỏ qua trong quá trình triển khai và chuẩn bị cho việc chứng nhận:

1) Có được hỗ trợ quản lý – Hỗ trợ quản lý là rất quan trọng. Nếu không có sự hỗ trợ này, việc thực hiện chứng nhận ISO 14001 sẽ gần như chắc chắn sẽ thất bại. Bạn cần có một kênh bán hàng tốt để thuyết phục quản lý của bạn rằng ISO 14001 là một ý tưởng tốt, và nếu bạn cần một số trợ giúp hãy xem qua các lợi ích của giấy trắng chuyển tiếp giai đoạn đầu của ISO 14001: 2015 và Đề xuất Dự án ISO 14001: 2015 triển khai thực hiện  .

 

2) Xác định yêu cầu pháp lý – Đảm bảo rằng bạn đã xác định các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác cho EMS của bạn là một bước quan trọng khác để đảm bảo việc thực hiện của bạn thành công. Xem thêm: Làm rõ các yêu cầu pháp lý trong ISO 14001 .

 

3) Xác định phạm vi EMS – Để đảm bảo bạn biết giới hạn của những gì cần phải làm, bạn cần phải xác định phạm vi của EMS của bạn. Điều này giúp ngăn chặn việc bao gồm các lĩnh vực kinh doanh của bạn có thể không có ảnh hưởng đến môi trường. Các công cụ chính để xác định phạm vi là  chính sách môi trường và các khía cạnh môi trường (sự tương tác giữa bạn với môi trường); đây là những tài liệu đầu tiên bạn cần tạo cho EMS.

 

4) Xác định quy trình và quy trình EMS – Bao gồm các quy trình và quy trình bạn sẽ xác định khi cần thiết để đảm bảo kết quả phù hợp và đầy đủ khi ngăn ngừa các tác động tiêu cực về môi trường và để đáp ứng các tình huống khẩn cấp .

 

5) Thực hiện các thủ tục và quy trình EMS – Thông thường, các quy trình này sẽ được liên kết với các quy trình đã được áp dụng tại tổ chức của bạn, chẳng hạn như việc theo dõi chất thải từ cơ sở của bạn. Vì không phải tất cả các quá trình cần phải là thủ tục được ghi lại, điều quan trọng là phải quyết định những tài liệu nào cần phải được ghi chép để ngăn ngừa thiệt hại về môi trường. Để có một cái nhìn tổng quan tốt, hãy xem  danh sách kiểm tra tài liệu bắt buộc này theo yêu cầu của chứng nhận ISO 14001: 2015 .

 

6) Thực hiện đào tạo và nhận thức – Nhân viên nên được đào tạo về ISO 14001 và tại sao bạn làm việc này, ngoài việc đào tạo cho bất kỳ thay đổi nào đối với các quá trình họ tham gia. Điều quan trọng là mọi người trong tổ chức của bạn biết bạn là gì làm với EMS của bạn và làm thế nào chúng phù hợp với phương trình. Xem thêm: ISO 14001 Năng lực, Đào tạo và Nhận thức: Tại sao chúng lại quan trọng đối với EMS?

 

7) Chọn một tổ chức chứng nhận –  Cơ quan chứng nhận là công ty cuối cùng sẽ đến kiểm tra các quy trình EMS để tuân thủ các yêu cầu ISO 14001, cũng như liệu hệ thống có hiệu quả và cải tiến hay không. Cách tốt nhất là phỏng vấn một số tổ chức chứng nhận để quyết định đúng cho công ty của bạn, vì đây có thể là bước rất quan trọng để bạn thực hiện hiệu quả.

 

8) Vận hành EMS; đo lường và lưu giữ hồ sơ – Đây là khi bạn thu thập các hồ sơ sẽ được yêu cầu trong quá trình kiểm toán để cho thấy rằng quy trình của bạn đáp ứng các yêu cầu đặt ra cho chúng. Các hồ sơ cũng cho thấy rằng các quy trình có hiệu quả và những cải tiến đang được thực hiện trong EMS của bạn khi cần thiết. Các tổ chức chứng nhận sẽ xác định một thời gian nhất định để điều này xảy ra để đảm bảo rằng hệ thống đã trưởng thành đủ để chứng tỏ sự tuân thủ. Xem thêm: Kiểm soát hồ sơ theo ISO 14001 .

 

9) Thực hiện kiểm toán nội bộ – Cơ quan chứng nhận sẽ muốn bạn kiểm tra từng quy trình bên trong trước khi họ tiến hành kiểm toán chứng nhận. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một cơ hội để đảm bảo rằng các quy trình đang làm những gì bạn đã lên kế hoạch, và nếu không, bạn sẽ có cơ hội để khắc phục bất kỳ vấn đề nào mà bạn tìm thấy. Tại sao không xem xét một khóa học Auditor Nội dung trực tuyến ISO 14001: 2015 để biết thêm chi tiết.

 

10) Thực hiện đánh giá về quản lý – Cũng quan trọng như hỗ trợ quản lý cho việc thực hiện ISO 14001 là sự tham gia quản lý trong việc duy trì EMS liên tục. Để đảm bảo rằng các quy trình có nguồn lực đầy đủ để có hiệu quả và cải tiến, ban quản lý cần xem xét dữ liệu cụ thể từ các hoạt động của EMS và phản ứng với các dữ liệu đó một cách hợp lý. Xem Cách đánh giá quản lý EMS của bạn có hữu ích hơn như thế nào? để biết thêm chi tiết.

 

11) Thực hiện hành động khắc phục – Để khắc phục sự cố và cải tiến hệ thống, bạn cần phải sử dụng hành động khắc phục để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của bất kỳ vấn đề nào tìm thấy và hành động để khắc phục nguyên nhân gốc rễ đó. Những vấn đề này có thể được xác định trong quá trình đo lường của bạn, kiểm toán nội bộ và xem xét quản lý. Xem thêm: Hành động khắc phục và phòng ngừa để hỗ trợ quản lý môi trường .

 

12-1) Kiểm toán chứng nhận – Giai đoạn 1 – Tại đây, cơ quan chứng nhận sẽ xem xét tài liệu của bạn để xác minh rằng bạn đã đáp ứng tất cả các yêu cầu cần thiết của tiêu chuẩn ISO 14001. Kiểm toán viên sẽ đưa ra một báo cáo vạch ra nơi bạn tuân thủ và ở đâu có vấn đề, để bạn có cơ hội thực hiện bất kỳ hành động khắc phục nào để giải quyết các vấn đề. Đọc tiếp: Tại sao bạn nên chứng nhận Hệ thống Quản lý Môi trường ISO 14001?

 

12-2) Kiểm toán chứng nhận – Giai đoạn 2 – Trong đợt kiểm toán chính này, kiểm toán viên của cơ quan chứng nhận sẽ tiến hành kiểm toán tại chỗ để xem xét hồ sơ bạn đã tích lũy bằng cách vận hành các quy trình EMS của mình bao gồm hồ sơ kiểm toán nội bộ, và hành động khắc phục. Sau cuộc kiểm toán, được thực hiện trong vài ngày, họ sẽ đưa ra một báo cáo chi tiết các phát hiện của họ và liệu họ đã tìm thấy EMS của bạn có hiệu quả và tuân thủ các yêu cầu ISO 14001. Các kiểm toán viên cũng sẽ đưa ra một khuyến nghị để chứng nhận nếu bạn đáp ứng tất cả các yêu cầu; tuy nhiên, nếu bạn có bất kỳ sự không tuân thủ lớn nào thì bạn cần phải giải quyết hành động khắc phục cho những vấn đề này trước khi chứng nhận có thể được đề nghị.

Một kế hoạch tốt sẽ giúp ích rất nhiều khi bạn làm việc để thực hiện và chứng nhận EMS theo ISO 14001, vì vậy hãy dành thời gian để lên kế hoạch và biết bạn cần những nguồn gì – điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nguồn lực sau này.

Danh Sách Các Bước Thực Hiện Quy Trình ISO 14001
5 (100%) 3 votes