Sử dụng đội để thiết kế và tài liệu ISO 9001 QMS

Năm kinh nghiệm của chúng tôi hỗ trợ các công ty với việc thực hiện ISO 9001 đã dẫn đến một phương pháp hiệu quả rất hiệu quả bằng cách sử dụng Phương pháp tiếp cận Nhóm. Khi chúng ta thảo luận phương pháp này, hãy suy nghĩ về tổ chức của bạn lớn như thế nào; đối với các tổ chức nhỏ hơn chúng tôi đã sử dụng “đội” nhỏ với một hoặc hai người. Đối với các tổ chức lớn hơn, các đội thường từ 5 đến 7 người.

Đội chỉ đạo ISO

  • Chúng tôi sử dụng một đội để lãnh đạo dự án và gọi đội ngũ chỉ đạo ISO. Tên không quan trọng, tên của bạn phù hợp với công ty của bạn. Chức năng của đội là rất quan trọng. Nhóm này sẽ họp thường xuyên trong suốt quá trình dự án theo dõi tiến độ, giải quyết các câu hỏi, phân bổ nguồn lực và điều phối thiết kế hệ thống QMS mới.
  • Nhóm Chỉ đạo ISO nên bao gồm quản lý đại diện cho các lĩnh vực của công ty bạn. Ví dụ: Người quản lý sản xuất, Quản lý chất lượng, Người quản lý hoạt động và Quản lý kỹ thuật. Điều này sẽ cung cấp cho nhóm kiến ​​thức và thẩm quyền mà nó cần để đưa ra các quyết định và dành nguồn lực cho dự án.
  • Người quản lý dự án và / hoặc người quản lý dự án cho dự án thực hiện phải là trưởng nhóm. Trưởng nhóm sẽ sắp xếp các cuộc họp, chuẩn bị các chương trình nghị sự, và thu thập thông tin để đưa ra các cuộc họp.
  • Trong khi Ban chỉ đạo ISO dẫn dắt dự án, “Nhóm công tác” sẽ phát triển quy trình và thủ tục tài liệu để giải quyết các yêu cầu của tiêu chuẩn. Nhóm Chỉ đạo ISO sẽ xem xét các quy trình và thủ tục và theo dõi tiến độ của các Nhóm công tác. Cách tiếp cận của chúng tôi là thiết lập một Nhóm công tác cho từng Quy trình Hệ thống Chất lượng cần được xây dựng và tài liệu.
  • Trang của Ban chỉ đạo ISO

 

Tổ công tác ISO

  • Các nhóm công việc được thiết lập sẽ xem xét các yêu cầu đối với quá trình và thủ tục của họ . Họ sẽ chịu trách nhiệm so sánh các yêu cầu của tiêu chuẩn với quy trình hiện tại được sử dụng tại công ty của bạn. Họ sẽ thiết kế một quy trình mới hoặc sửa đổi quy trình hiện tại để công ty đáp ứng các yêu cầu của chứng nhận ISO 9001. Họ sẽ viết một thủ tục cho quá trình mới, và gửi cho Ban chỉ đạo ISO để xem xét. Một khi thủ tục được chấp thuận, họ sẽ giới thiệu nó cho nhân viên, đào tạo nếu cần. Công ty sẽ bắt đầu sử dụng quy trình / quy trình mới.
  • Điều quan trọng cần nhớ là không phải tất cả các nhóm công việc cần phải bắt đầu làm việc cùng một lúc. Ban chỉ đạo ISO sẽ muốn chuẩn bị thời gian và chỉ định ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho các Nhóm công tác. Truy cập vào Trang của Nhóm Chỉ đạo ISO để tải các bài tập về Nhóm công tác và biểu đồ Gantt cho dự án.

 

Đội Chỉ đạo ISO 9001

Xác định ai sẽ là người trong nhóm, bao gồm cả quản lý cấp cao. Trả lời những câu hỏi này:

  • Ai sẽ có thể quyết định nhân viên nào sẽ được giao nhiệm vụ?
  • Liệu họ có biết liệu khối lượng công việc của nhân viên sẽ có thể đáp ứng các nhiệm vụ được giao không?
  • Ai chịu trách nhiệm về các nguồn lực và có thể cung cấp nguồn lực cho dự án ISO 9001?
  • Ban chỉ đạo ISO 9001 nên đáp ứng như thế nào?

 

Chuẩn bị chương trình làm việc của bạn:

  • Giải thích các bước thực hiện cho nhóm.
  • Tải về và sử dụng bản trình bày PowerPoint Thực hiện ISO 9001.
  • Phân công nhiệm vụ cho cá nhân hoặc đội. Hoàn thành Bảng Phân công Nhiệm vụ.
  • Xem xét các trách nhiệm để đảm bảo rằng chúng được phân tán tốt, không được phân công nhiều cho một nhóm hoặc một cá nhân.
  • Đối với mỗi nhóm xác định một đội trưởng. Nó hoạt động rất tốt để có một thành viên của Ban chỉ đạo ISO như là một nhà lãnh đạo cho mỗi nhóm Nhóm công tác. Nó cung cấp giao tiếp tốt giữa các đội và Ban chỉ đạo ISO trong suốt dự án.
  • Xác định các nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.
  • Các đội hoặc các cá nhân cần được hỗ trợ với các trách nhiệm khác trong suốt dự án ISO 9001?
  • Cần có những hướng dẫn kỹ thuật nào để cho phép các nhóm hoặc cá nhân này hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả và hiệu quả?

 

Gán ngày đến công việc và hoàn thành biểu đồ Gantt

  • Ngày bắt đầu suy thoái theo các nguồn có sẵn.
  • Xác định những nhiệm vụ bạn cần hoàn thành trong đầu để cho phép những người khác xây dựng, ví dụ: Trách nhiệm quản lý. Hoàn thành Chính sách Chất lượng và Mục tiêu Chất lượng cũng như xác định các quy trình chính và mối tương quan của chúng trong quá trình thực hiện dự án.
  • Ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ dựa trên số lượng tài nguyên có sẵn cho nhiệm vụ.

 

Trách nhiệm của Đội Chỉ đạo ISO 9001

  • Xác định các thành viên trong nhóm cho mỗi thủ tục.
  • Chỉ định ngày bắt đầu và ngày hoàn thành mục tiêu cho mỗi nhóm.
  • Xác định nhu cầu đào tạo cho nhân viên và lên lịch các buổi tập huấn .
  • Gặp gỡ thường xuyên để đánh giá tiến độ, trả lời các câu hỏi cho các nhóm và đánh giá nhu cầu nguồn lực để thực hiện.
  • Xem xét và phê duyệt các thủ tục khi chúng được hoàn tất.
  • Đánh giá và chọn một công ty đăng ký .

 

Các nhóm công tác ISO 9001

Trưởng nhóm chịu trách nhiệm lập kế hoạch cho cuộc họp nhóm đầu tiên theo kế hoạch của biểu đồ Gantt . Chương trình họp cần bao gồm:

  • Thảo luận về trách nhiệm của Ban chỉ đạo ISO 9001 và các bước thực hiện .
  • Nếu bạn đang sử dụng Thủ tục Store 9000 , hãy trao cho QMS thủ tục mà đội sẽ chịu trách nhiệm.
  • Giải thích với nhóm rằng thủ tục và quy trình của bạn phải phù hợp. Một số quy trình của bạn (cách bạn làm việc) cần được thay đổi để đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn và các phần của quy trình sẽ cần được chỉnh sửa để mô tả chính xác những gì bạn làm.
  • Nếu bạn không sử dụng các thủ tục đã chuẩn bị, nhóm này sẽ chịu trách nhiệm xây dựng và lập hồ sơ thủ tục mới cho phần của tiêu chuẩn. Phân tích Gap đã hoàn thành sẽ hiển thị cho nhóm những yêu cầu nào không được đáp ứng bởi quá trình hiện tại của bạn.
  • Bạn sẽ cần thực hiện các thay đổi cho quá trình hiện tại của bạn để phù hợp với yêu cầu.
  • Liệt kê các yêu cầu từ phân tích Gap mà bạn đang họp.
  • Xác định các yêu cầu của tiêu chuẩn mà bạn sẽ cần phải giải quyết để được tuân thủ.
  • Lập kế hoạch họp tiếp theo. Trong các cuộc họp tiếp theo, bạn sẽ làm việc về các nhiệm vụ mà bạn đã liệt kê ở trên.
  • Một khi quá trình đã được xác định, thủ tục sẽ cần được hoàn thiện và gửi cho Ban Chỉ đạo ISO 9001 phê duyệt.

 

Chương trình cho các cuộc họp tiếp theo nên bao gồm:

  • Đọc 9000 Thủ tục Thủ tục và Quy trình Store để so sánh với các quy trình hiện tại.
  • Nếu không sử dụng quy trình 9000 Store, vạch ra một quy trình mới để đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn.
  • Chỉ định các tác vụ để thực hiện các thay đổi trong quy trình của bạn và chỉnh sửa thủ tục đã chuẩn bị.
  • Đặt kế hoạch tiếp theo và lập kế hoạch cuộc họp tiếp theo.

 

<<<<<<  Bước 3: Xây dựng thực hiện kế hoạch ISO 9001

 

 Bước 4: Tập huấn tổ chức đào tạo ISO 9001 cho doanh nghiệp của bạn >>>>>>

Bước 3a: Cách tiếp cận & công tác chỉ đạo thực hiện ISO 9001
5 (100%) 1 vote